リモートワークのメリット・デメリット

こんにちは。人材開発部の秋山です。

新型コロナウイルスの流行により、日本中だけでなく世界中が大混乱。
皆様の地域や会社はいかがでしょうか？

コロナウィルスの影響で弊社においても3月初旬～、リモートワーク要請が発令されました。
これまで、遠方の方や業務の兼ね合いからご来社が難しい方へ向けたSkype面接は活発に行っていましたが、
業務全体でのリモートワークを実施は初めて！
もともとSlackやZoom、LINEやSkypeを使用した、オンラインツールでの連絡は行っていたため、大きな混乱は発生しませんでした。

とはいえ、不慣れな【リモートワーク】！

そこで、導入から1ヶ月が経過したタイミングで、実際にリモートワークをやってみたらどうだったかや
フォワードソフトならではの雰囲気などをお話したいと思います。
リモートワークの導入を検討されている企業様や、既に導入済の企業様にとって
「あるある」と共感していただける部分もあるのでは？と思うので、楽しみながらご覧いただければ幸いです。

▼そもそも在宅勤務・テレワーク・リモートワークって何が違うの？

【在宅勤務】とはテレワークの1つの形態であり、【テレワーク】は在宅勤務よりも広い概念です。
本来、テレワークとは「tele＝離れた所」と「work＝働く」をあわせた造語で、
ICTを活用した時間や場所にとらわれない柔軟な働き方を意味します。
テレワークは働く場所によって、自宅利用型テレワーク(在宅勤務)・モバイルワーク・
施設利用型テレワーク(サテライトオフィス勤務など)の3つに分けられます。

【在宅勤務】
自宅にいて、会社とはパソコンとインターネット、電話、ファクスで連絡をとる働き方。

【モバイルワーク】
顧客先や移動中に、パソコンや携帯電話を使う働き方。

【サテライトオフィス勤務】
勤務先以外のオフィススペースでパソコンなどを利用した働き方。
一社専用で社内LANがつながるスポットオフィス・専用サテライト・
数社の共同サテライト・レンタルオフィス等の施設が利用され、
都市企業は郊外にサテライトを、地方企業は都心部にサテライトを置く。（※一般社団法人日本テレワーク協会より）

また、【テレワーク】のことを【リモートワーク】と呼ぶこともありますが、意味するところはほぼ同じです。

なるほどー！【テレワーク】＝【リモートワーク】…言い方の違いですね。

違いを把握したところで、いざリモートワーク開始へ向けて始動！

リモートワークに向けた準備

リモートワークを開始してみると、案外スムーズ！
「あれがない」「これが分からない」等のトラブルもなく、困る事はありませんでした。

大きな理由は⇒【チャットを使ったコミュニケーションに慣れていた】！
普段から、メンバー同士のコミュニケーションにはSlackを利用しています。
電話対応や面接で離席中、外出時などもあるため、隣同士・向かい同士など近くにいるメンバーに対しても
Slackの利用が当たり前の事でした。
また「なるべくSlackを使って、やり取りの履歴を残そう」という意識が根付いているため
リモートワーク中も普段と変わらず、Slackを通したコミュニケーションを続けています。

ホワイトボード機能でニュアンスを伝える＆いつものような雑談を

「いつも通り」とは言っても、「会えない環境でSlackのみのやり取りは心細い」という意見から
Slackに＋ビデオツールのZoomの導入もスタート！

・Zoomを4人でやってみた

いきなり社内メンバー全員とのリモートMTGやコミュニケーションは難しいと思い
まずは同じ島で業務をしている教育事業部のメンバー4名との小規模スケールから開始しました。
SkypeやLINEも試しましたが、「Zoomの方がいいね」と。

画質や音質も良く、2人が話しをしていても会話が打ち消される事もなく、画面の共有も一瞬なので非常に使いやすかったです。

その中でも1番良かったのは、「ホワイトボード機能」！

普段から私たちは、いくつかの話題に対して、大喜利のごとくアイデアをどんどん出し合って
ブラッシュアップしていくスタイルで打ち合わせをしています。
もちろん、ビデオ会議をしながらでも十分事足りるのですが
「せっかく付いている機能だから、使ってみよう！」という流れになり、色々とお絵かき。
ハンズオンセミナー参加者へのメッセージカードのデザインや、名札の改良、
社内レイアウトはここからこうやってデスクを移動してみよう等
手書きの良さはもちろんですが、よくあるニュアンス・雰囲気を伝えるにも、「手書きって便利だな」と感じました。

【テスト：善方さん描いてみた】

マウス操作でどこまで細かく描けるのか、ペンの種類などを試すため
「お題：善方さん」で初ホワイトボード！
ビデオ通話しながらワイワイやれたので「オフィスにいなくとも大丈夫だな」とお互い満足。

色々な情報が入るので、今回はこちらだけ公開しましたが
しっかり業務上のMTGとしてホワイトボード機能でデザインもしていますのでご安心を（笑）
データでいつまでも残るのと、参加してなかったメンバーへの共有なども楽ちんでした。

・SlackでいつものMTGやってみた

チャンネルを作成し、代表も含めて打ち合わせをしたり、事業部ごとで打ち合わせをしたり。
LINEだと社用携帯の支給のない部門の社員からするとプライベートアカウントを使用しなくてはならず、
休日にも仕事の話題が流れてしまうのは、気が引ける。
その点、Slackであればプライベートアカウントではないので、「おやすみモード」や「離席中」にしておけば
自分のタイミングでチェック出来るので、ストレスも感じません。
文字を入力している時は、「○○が入力中」と表示されるので
誰が文字入力中なのか＝発言者なのかも分かるため、話合いもスムーズに出来ています。

▼リモートワーク開始！

社用PCを自宅へ持ち帰っていたメンバーは、早速自宅で業務を開始して、
オフィスに社用PCを置いてあるメンバーは、朝のうちにオフィスまでPCを取りに来ていました。
根本の考え方としては、『絶対に出勤してはいけない』という事ではなく、
PCのみで可能な作業は自宅で実施して、訪問や紙を扱う作業時は満員電車の時間帯を避けて出社するというという対応を取っています。どうしてもずらせないアポや、来客対応、紙ベースでのやり取りも少なからず発生しているのも事実です。
ペーパーレス推進や効率化出来る部分を再度話し合い、今後対策を進めていきたいと考えています。

▼リモートワークを導入してみたメリット・デメリット

【メリット】

・作業に集中できる
・今まで帰宅まで離れていた家族、子供やペットと一緒に過ごせる時間が長い
・通勤時間がいらないので、時間短縮に繋がる
・遅延を気にしなくていい
・起きてすぐ仕事に取り掛かれる
・服装に悩まない
・ヘアもメイクも手を抜いてもバレない
・打ち合わせなどに発生していた交通費・飲食代などがかからなくなるため、経費節約
・ランチ代大幅ダウン
・密集空間を避けれるため、コロナウィルスの感染予防に効果が期待できる

起床してすぐ業務に取り掛かれるので、時間短縮に繋がる・朝の時間をゆっくり過ごせるというのは、やはり嬉しいです。
先方企業様や求職者の方との対面打ち合わせが無いので交通費や飲食代もかからず、
経費節約に繋がっているのも◎
また、ランチ代が大幅にカット出来るのも毎日の事なので大きいですね！
移動しない事により【密集・密閉・密接】の3つの密から自然と遠ざかっている事も、新型コロナウィルス対策に貢献出来ています。

【デメリット】

・社内共有サーバーの閲覧方法
・腰、股関節、首が痛い
・自宅ランチ手抜きになりがち
・運動不足
・オンライン時に映る自室の背景に悩む
・本当に仕事しているかどうか判断が難しい

社内共有サーバーの閲覧方法は、個人情報の観点から最も注意しなくてはならないため、外部からの閲覧について検討中。
現段階では、外部閲覧用で簡易的なものを作成し、パスワード付きExcel管理⇒共有というスタイルにしています。
テレワークが半年・1年と続くようであれば、もっともっと考えていかなければという所です。

腰・股関節・首の痛みや、運動不足。どうしても自宅にある椅子って、長時間座る用ではないので疲れてしまうんですよね…
「普段、何気なく使っているオフィスの設備って、すごい！」と改めて感じました。

そして、本当に仕事しているかどうかの判断。
PCの電源さえ入っていれば、SlackもSkypeも常にログイン状態。
スマートフォンと連動させておけば、どこにいても簡単に業務中という判定になる。
少し返事が遅れても、「トイレに行っていた」や「電話対応していた」と言われてしまえば、そこまで。
抜き打ちでオンライン通話にすれば解消するのでしょうが、そんな試すような事は絶対したくないので。
信じているからこそのリモートワーク。裏切るような事は起きないと信じています。

▼最大のデメリット

・皆に会えない

そうなんです。
土日も面談が入れば、毎日のように誰かと会って、何かしら話をして、爆笑して。
ほんの1時間程度でも必ず誰かと会って、同じ空間で話をしていたので、それが突然なくなると「寂しい」と感じるものです。
「オンラインで画面越し会話は出来るけど、やっぱり同じ空間でワイワイしてるのって楽しいね」
「ランチ行きたいね」
Slackでも常にその話題が出ています。

コミュニケーション不足には程遠い私たちですが、会う機会が減ってしまうと、それだけ距離も空いてしまう可能性も。
これから更にリモートワーク中の人口が増える事が予想されますので、コミュニケーションがしっかりと取れるよう
色んな機能を屈指して、取り組みたいと考えています。

▼全体の感想

【オフィスのありがたみ、強さを感じた】

ノートパソコン・モニター・iPhoneはもちろん、2020年1月オフィスリニューアル時に購入したオフィスチェア、
常備されているお菓子やカフェスペースなど、オフィス備品のありがたみに改めて感謝するメンバーが多いようです。
会社と同じ環境を整えるべくモニターを求めて出社するメンバーも。
また、自宅に椅子がなく、フローリングで作業をしていたメンバーが腰を痛めてしまうトラブルもありました。

【ワークライフバランスを自分好みにカスタマイズ】

普段より業務に集中出来ていると感じているメンバーや、通勤時間が無い分、就業時間を早めているメンバーなど
通勤スタイルの時よりも、ワークライフバランスがより自分好みにカスタマイズ出来ているという声もありました。
遅延など交通機関のトラブルに振り回されないのも、大きいです！
オン・オフの切り替え、メリハリを付けた就業スタイル等、自分で考えて取り組む事を苦手と感じる事はないメンバーが多いので
弊社では柔軟にストレスフリーで、リモートワーク導入が浸透しているのではないか、と思っています。

【今回のリモートワークをキッカケに】

今後の新型コロナウィルスの拡大・状況によっては、会社員全員がリモートワークになるかもしれません。
終わりが見えないのはとても怖いですし、感染も他人事ではありません。
首都封鎖・交通機関のストップ、出社が出来なくなる等「もしもの事態」に備え、早い段階から動いていきます。
1日でも早く日常が戻るよう、それぞれに出来る事や外出自粛をして、落ち着く事祈ります。