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【Excel】フィルター機能解説｜表から必要なデータだけを抽出する方法と注意点
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必要なデータだけ見たい！フィルター機能を使って一目でわかる表づくり
こんにちは、新人エンジニアの田口です。
データの数が多くなってくるにつれて、必要に応じたデータを取り出す労力も増えていきます。
しかし、Excelのフィルター機能を利用すれば、特定の商品の売り上げ金額を絞り込むといったように、一覧表のデータを簡単に分類し、表示することができます。
今回はこのフィルター機能の使い方について実演を交えて解説していきます。
フィルターの設定方法
元データの準備
まずはフィルターを追加する元データとなる表を準備します。数字は適当です。
ご自分で作成される場合は列ごとに項目名をつけることを忘れないようにしてください。
フィルターの追加と設定
フィルターの追加
表ができたら早速フィルターを追加していきます。
表データのセルを選択し（下図①）データタブ（下図②）にあるフィルターを選択します(下図③）
すると、項目名のセルに「▽」のボタンが付いたはずです。これでフィルターの追加は完了です
フィルターの設定
それではフィルターの設定をしてデータを絞り込んでみましょう。
項目名のセルの「▽」ボタンを押すと、下図のようなメニューが出てきます。
そこで「リンゴ」だけにチェックをいれると、「りんご」に関するデータのみが表示されました。
フィルターを複数設定してさらに絞り込む
また、フィルターは複数設定することもできるので、抽出後のデータからさらに別の条件で絞り込むときも可能です。
試しに確認欄が空白になっているセルを除外してみます。この時も基本的な使い方は同じです。
フィルターの解除
フィルター設定を解除して元の一覧を再表示させたい時には、フィルターのチェックを全て入れなおすか、「"〇〇"からフィルターをクリア」を選択します。
設定だけではなく、フィルター機能そのものを解除したい時には、フィルターを設定した表内のどこかを選択した状態で「データ」タブ内のフィルターをクリックすることでただの表に戻すことができます。
フィルターの種類と設定方法
Excelにはデータの種類に応じていくつかのフィルターが用意されています。
テキストフィルター
指定の文字列のデータを抽出します。完全一致や、部分一致といった条件で抽出可能です。
指定の文字列から始まるデータだけ抽出する
テキストフィルター機能を使って「リンゴ」から始まる商品のみを表示させます。
▽ボタンからメニューを開き、「テキストフィルター」にカーソルを合わせると、下図で囲ったようにメニューが表示されるので、「指定の値で始まる」を選択します。
すると下図のように「リンゴ」の文字列から始まる商品、「リンゴ」と「リンゴジュース」のみが抽出されました
日付フィルター
日付形式でデータが入力されている列にはExcelが自動的に日付フィルターを適用してくれます。
日付フィルターはその名の通り日付の扱いに特化しており、年月日単位でデータを絞り込める他、先週や来月といった条件も簡単に指定することができます。使い方はテキストフィルターと同じです。
数値フィルター
数値形式の列には数値フィルターが適用されます。数値の場合は他のデータ種のように特定の数値のみで抽出するといった機会はあまりなく、〇〇以上といった特定の範囲の数値を表示させることが多いので、豊富な条件が容易されています。
こちらも使い方は他2種と大きな違いはありません。
フィルターがかからない場合
一覧表にフィルターを正常に適用するためにはいくつかのルールがあります。特に気を付けなくてはいけないのは以下の2つです
1.空白行、列を挟まない
2.セル結合を使わない
これらを守らなかった場合、フィルターがうまくかからない場合があります。
空白行、列が存在する場合
表中に空白の行列が存在する場合そこで表が終了していると判断されてしまうため、以降の行列にフィルターが適用されなくなります。
どこか一つのセルだけでもデータが入力されていれば防げるので、フィルターを追加する際には必ず空白の行列をつくらないようにしてください。
結合セルを含む表にフィルターを追加する場合
結合セルを含む表にフィルターを追加すると、結合セルを含む列を対象としたフィルター操作がうまくいかないことがあります。
これはセル結合をする際に一番左上のセルのみが保持され、他は空白セル扱いになってしまうからです。
実際に先ほどの表を例に見てみると、日付フィルターの設定画面に見かけ上は存在しない「（空白のセル）」が存在します。
これにチェックを入れると、先ほど表示されなかった「リンゴ」以外のデータが表示されます。
しかしこれだと、本来抽出対象外であるはずの10月、11月のデータまで表示されてしまうので、フィルターを追加する表にはセル結合を使わないようにしましょう。
まとめ
・フィルターを活用することで、大量のデータの中から必要なものだけを抽出し、見やすい表を作ることができる。
・フィルターの追加は、「データ」タブの「フィルター」アイコンをクリックして行う
・フィルターは複数設定可能で、より詳細な条件で絞りこむことができる
・フィルターには元データの種類に応じて、テキスト、日付、数値フィルターが用意されている
・フィルターがうまく適用されない場合があるので、元データの表には空白行列、セル結合を行わない
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