【Excel】データの入力規則を使って、データの値や種類を制限する方法

データの入力規則機能の使い方｜特定の値のみ入力可能なセルを作る

こんにちは、新人エンジニアの田口です。

Excelのデータの入力規則機能を設定することで、入力されるデータの種別を制限することができ、自分以外の誰かが使用するファイルでも並び替えや数式を安全に利用することができます。

入力規則の設定方法

入力規則を設定したいセルを範囲選択し（下図①）「データ」タブ（下図②）にある「データの入力規則」をクリックします（下図③）。

表示されたポップアップメニューから「入力値の種類」を選択します（下図④）

データ種別に応じた詳細な条件を設定していきます。

この時、最小値と最大値には直接数値を入力する他、セルの参照や数式を入力することも可能です。

今回の例では0から30の数値までは入力できますが、それ以外のデータを入力しようとするとエラーが表示されます。

これが基本的な使い方になります。

入力のヒントを表示させる

ただ入力規則を設定しただけでは、他の人が利用する時に何を入力すればいいのかわからず困ってしまうので、どの値で制限しているか入力のヒントを表示させます。

データの入力規則の設定画面から「入力時メッセージ」タブを選択すると、入力規則を設定したセルを選択した時に入力のヒントが表示されるようになります。

エラーメッセージを表示させる

設定画面から「エラーメッセージ」タブを選択すると、無効な値が入力された際に表示されるエラーメッセージも編集できます。

この時、「スタイル」を「注意」または「情報」に設定すると、範囲外の値も入力することができます。

これらのスタイルを設定した場合は、無効な値があるかわかるように「無効データのマーク」も設定しておきましょう。

選択肢を表示させる方法

データの入力規則の設定画面で入力値の種類を「リスト」に設定すると、ドロップダウンリストを表示して選択させることもできます。

やり方は「ドロップダウンリストから選択する」にチェックをいれ、元の値をカンマ区切りで項目を入力するだけです。

選択した範囲のセルを選択肢表示させる

元の値を直接入力する以外に、セルを範囲選択して元の値を入力することもできます。

別のシートのセルを表示させる

元の値に「シート名！セルの範囲」を入力すれば、別シートのセルも表示させることができます。

別シートのセルを選択すると自動で入力されるため、わざわざ手打ちする必要はありません。

名前の定義を利用する

元データとして参照するセルの範囲に名前を定義すると、その名前でリストを表示できます。

対象のセルを選択し、名前ボックスに名前を入力したのに、入力規則画面の元の値にその名前を入力してください。

名前の定義についてよくわからない・・・という方は、下の記事を参照してください。

【Excel(一般)】名前の管理 － Excelの範囲や数式を別名を付け管理する

名前を使ったリストの注意点

名前を定義したセルをリストとして利用した場合、以下の条件を満たしているとリストにない値まで入力できるようになってしまいます。

・「空白を無視する」にチェックが入っている

・名前を定義したセル範囲に空白セルが含まれている

名前を利用する際は、空白セルを含まないように注意してください。

まとめ

・データの入力規則を活用することで、入力される値を制限でき、並び替えや数式を安全に利用できる。

・規則には数値、数式、セルの参照を利用でき、別シートのセルも参照できる。

・入力のヒントを表示させることで、何を入力すればいいかわかりやすく表示できる。

・エラーメッセージの編集をすることで、範囲外の値をどの程度許容するか設定できる。

・ドロップダウンリストの元の値に定義した名前を利用することもできるが、名前の範囲に空白のセルが含まれないように注意する。