【Excel】ピボットテーブルの作り方、使い方解説｜見やすい表が簡単に作れる

こんにちは、新人エンジニアの田口です。

今回はデータの集計で役立つピボットテーブルについて解説していきます。

ピボットテーブルとは

ピボットテーブルとは、大量のデータを集計したり、分析したりできる機能です。項目を2つ以上作れば、データをマトリクス型に集計（クロス集計）することもできます。

用途としてはSUMIFS関数とよく似ているといえるでしょう。しかし、両者を比較すると以下のような違いがあります。

ピボットテーブルのメリット

・難しい関数や数式を使わずに、簡単に表が作れる

・集計の項目をクリックするだけで変更できる

・SUMIFS関数よりも処理が速い

・見出し含め集計表が自動生成されるため、手作業より楽

ピボットテーブルのデメリット

・元データを変更しても自動で集計表に反映されない

・集計表が自動生成されるため様式を変更しにくい

一番のポイントは見た目です。ピボットテーブルは自動生成される分大きくレイアウト変更することはできないので、ピボットテーブルで満足できない場合は自分で表を作成してSUMIFS関数を使いましょう。

作成時の注意点

ピボットテーブルの作成にはいくつかのルールがあり、元データのレイアウトや保存場所によっては集計できないことがあります。

列名に空欄がある

集計したい元データに列名(見出し)が入っていなかったり、列自体が空欄だったりするとエラーが表示されます。

必ず空欄は埋めておきましょう

元データが複数のシートで管理されている

別々のシートで管理されているデータを集計したい場合、そのままでは計算ができません。

ピボットテーブルで集計するには、一つのシートに表を整える必要があります。

ピボットテーブルの基本操作

ピボットテーブルの基本的な使い方を学ぶため、簡単な集計表を作ってみます。

取引先別・商品別の売上高を集計する

ピボットテーブルを作成する 

①ピボットテーブルを作成したい表全体を選択

②「挿入」→「ピボットテーブル」をクリックし

③ダイアログボックスが表示されたらOKを押す

ここまでの手順で別シートに空のピボットテーブルが作成されました。

ここからピボットテーブルで集計したい項目を追加していきます。

フィールドエリアに項目を追加

ここから先操作するのは、画面右に表示されたフィールドエリアです。

一番大きな枠内に表の見出し(フィールド)が表示されています。

この見出しをクリックすると、フィールドエリア下部にある「フィルター」「列」「行」「値」の4つのボックスに各見出しが移動し、所属ボックスに応じて表が自動生成されます。

また、「行」に移動したフィールドは自動で重複の削除が行われます。

表のレイアウトを編集

各ボックス内の見出しは、ドラッグすることでボックス内の並び順の変更や、別のボックスへ移動するなど、表のレイアウトを変更できます。

集計はボックス内の並び順で上が合計、下が小計になるので、現在は「行」ボックスの一番上にある「取引先」別の集計になっていますが、「商品」を上に並び替えることで「商品別」の集計表に変更できます。

また、「商品」を「列」に移動することでマトリクス型の集計表にすることもできます。

このあたりは実際に触って確かめてみるといいでしょう。

元データに変更が生じた時の対処法

冒頭でも述べましたが、ピボットテーブルは元データに変更が生じても自動で反映できません。

そのため、手動で更新する必要があります。

ピボットテーブル内の任意のセルを右クリックし、「更新」をクリックすることで元データの変更が反映されます。

 行・列の追加は「データソースの変更」で行う

ピボットテーブル内を選択していると表示される、「ピボットテーブルツール」の「分析」タブから「データソースの変更」を選択し、テーブル範囲を変更します。

例：ピボットテーブルに列を追加する