Slack連携アプリ：ファイル管理編 ストレージ容量の増加とファイル共有で業務が効率的に！
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Slack連携アプリ：ファイル管理
Slackを無料プランで利用しているワークスペースでは、ファイルストレージ容量がワークスペース全体で5GBまでとなっています。
日常的にファイルの共有やメッセージの送信など行っていると、あっという間に容量がいっぱいになります。
外部アプリと連携することで利用できるファイルストレージ容量を増やすことができます。
またストレージ容量を増やすだけでなく、Slackのワークスペースから直接ファイルの共有を行ったり、共有ファイルの保存場所を一つにまとめることができ、業務の効率化に繋がります。
Slackでは2,000以上の外部アプリと連携することができます。
その中にはファイル管理に特化したアプリがいくつもあります。
この記事ではファイル管理にオススメの連携アプリを2つご紹介します。
Google Drive
「Google Drive」はSlackと連携することで、ファイルの共有や資料作成などファイル管理が便利になるオンラインストレージアプリです。
15GBのオンラインストレージ容量が無料で利用することができ、保存や共有などファイルに関する作業をSlack内で完結できるようになります。
しかし、個人のGoogleアカウントで保存している「Gmail」や「Googleフォト」で使用中の容量も含まれていることに注意しましょう。
またPCだけでなく、iPhoneやスマホなど複数のデバイスからアクセスできます。
ファイルの編集はオンラインだけでなくオフラインでもドライブ内のファイルにアクセスすることができるため、Wi-Fi環境がなくても直接データの作成や編集ができます。
Google Driveの特徴
- 15GB(無料プラン)のストレージ容量を利用できます
- 保存、共有などのファイル管理だけでなく、WordやExcel、Power Pointなどのファイルをドライブ上で作成できます
- オフラインでもドライブ内のファイルにアクセス可能
- 複数のデバイスからアクセスできます
- コメント、ファイルアクセス、ファイルの新規作成・共有などドライブの変更に関する通知を細かく設定できます
- ファイル共有の非公開設定、二段階認証ログイン、別デバイスからモバイル端末のデータ削除などセキュリティが高い
- スマホやiPhoneなどで撮影した書類をデータ化、保存できる「スキャン機能」があります
Dropbox
「Dropbox」はSlackと連携することで、ファイルの共有や資料作成などファイル管理が便利になるオンラインストレージアプリです。
DropboxとSlackの連携することで、Dropboxに保存されているファイルをSlackに参加しているメンバーに共有することが可能になります。
また、SlackからDropboxのファイルのプレビューや、Slackで共有されたファイルをDropboxに保存ができます。
ファイルを共有する相手がDropboxアカウントを持っていないメンバーでも、ファイルを簡単に共有することが可能です。
Dropboxではあらゆる形式のファイルをクラウド上に保存することができ、2GB(無料プラン)のストレージ容量まで利用できます。
大きな特徴として「ファイル同期の時間が高速」と「ファイルの編集・削除を行っても一定期間であればファイルの復元が可能」が挙げられます。
Dropboxの特徴
- 2GB(無料プラン)のストレージ容量を利用できます
- Dropboxのアカウントを持っていない相手にもフォルダやファイルのURLを共有することでファイルの閲覧が可能
- 一度に共有できるファイルの容量は最大100MBまで(無料プラン)
- Slackでファイルのプレビューやファイル内のテキスト検索機能があります
- 複数のデバイス(無料プランでは3デバイスまで)からアクセスできます
- ファイルの編集・削除を行っても30日間であればファイルの復元が可能
まとめ
この記事ではファイル管理にオススメの連携アプリを紹介しました。
Slackを無料プランで利用しているワークスペースはストレージ容量が5GBまでしか利用できません。
そのため、仕事で利用する場合はとても少なく感じると思います。
ファイル管理アプリを連携するとストレージ容量が多くなり、Slack内のファイルを削除する手間を減らす手助けになります。
またアプリによってはデータの復元やスキャン機能、オフラインでの作業が可能になるなど様々な機能が提供されています。
Slackを利用している環境に合わせて連携するアプリを選択しましょう。
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【著者】
はじめまして。フォワードソフト株式会社の松倉です。
システムエンジニアとして働き始めたのが2020年4月です。経験や知識がない状態で入社した私は、フォワードソフトの教育研修で一からプログラミングの勉強をしました。教育研修を卒業後、Javaのプログラミングについて初学者向けの記事を共同で制作しています。
知識や経験はまだまだですが、これからいろんな職場で様々な経験しながら勉強していきたいと思っています。
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