フリーランスエンジニアが経費にできるもの14選｜できないものについても紹介

フリーランスエンジニアの経費ってなに？

フリーランスとして働いているエンジニアは、自分たちで所得税を計算して確定申告しなければいけません。そんな所得税を計算する中で理解しておかなければいけないのが、経費に関することです。

フリーランスエンジニアの経費は、簡単に言ってしまえば仕事で必要となったもの全般となっています。ただ仕事で使ったものでも経費に計上できないものもあるため、計上できるものとそうでないものを分別できる知識を身につけることが必要です。

フリーランスエンジニアのが経費を計上する理由

そもそもフリーランスエンジニアが経費を計上するのは、確定申告をする際に節税するためです。確定申告では所得税及び復興特別所得税の納付額を確定する手続きを行い、確定した所得税を支払う形になります。

所得税の金額は収入額から経費を差し引くという計算になっており、経費を計上して収入額が小さくなれば支払う所得額も減らすことが可能です。このように節税対策のひとつとして、必要な経費を計上することが必要となります。

出典：平成30年分所得税及び復興特別所得税の確定申告の手引き｜国税庁
参照：https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/shinkoku/tebiki/2018/pdf/002.pdf

フリーランスエンジニアが経費にできるもの14選

フリーランスエンジニアが経費を考える場合、まずは何が経費にできるのかを考えなければいけません。一般的に必要な経費としては、消耗品や事務用品、光熱費や通信費用などが挙げられています。

ほかにも、一見経費として挙げていいのかわからないものもいくつかあるため、ここからはフリーランスエンジニアが経費として計上できるものを14種類紹介します。

1：パソコンや机などの消耗品費

仕事で使う紙やペン、プリンター用の用紙やインクなど普段の仕事で消耗するようなものは消耗品費として経費にできます。またエンジニアであればパソコン作業が必須となるのですが、パソコン本体やキーボード・マウス、業務用の机なども消耗品費として計上可能です。

ただ注意点として、消耗品費に含まれるのは10万円未満か使用可能な期間が1年未満であることが条件となっています。

出典：消耗品費｜国税庁
参照：https://www.keisan.nta.go.jp/r2yokuaru/aoiroshinkoku/hitsuyokeihi/shomohinhi/shomohinhi.html

2：文房具などの事務用品費

消耗品費の中でも、文房具などの事務用品に関しては事務用品費という項目で経費に計上することができます。あえて事務用品費として計上することで、何の目的で購入したものなのか判別しやすくなります。

文房具に関しては、消耗品費と事務用品費のどちらの項目で計上しても問題はありませんが、確定申告をするたびに項目を変更するのではなく、きちんと統一することが大切です。

3：業務のための交通費や宿泊費

業務によっては、オフィス外でも仕事をしなければいけません。その際に公共交通機関を使った場合の交通費や、ホテルなどを利用した場合の宿泊費も経費になります。

この場合の項目は旅費交通費で、公共交通機関を使うとレシートなどの領収書が発行されない可能性があります。その場合は出金伝票を自分で発行して保管するなど、支出をしっかり管理することが大切です。

4：インターネット代などの通信費

インターネット代や携帯代は、通信費として経費にできます。フリーランスエンジニアは仕事の都合上インターネットや通信機器を多用することになるため、経費として計上しても納得されやすいです。

ちなみに宅配便の発送料やプロバイダー料金やサーバ利用料なども、通信費として計上可能となっています。

5：電気やガスなどの光熱費

普通に生活するうえでもかかってくる電気やガス、水道なども、光熱費として経費に入ります。暖房費、冷房費や冷暖房向けの燃料も経費に含むことが可能です。

オフィスなどを利用している場合は全額経費に含められますが、自宅をオフィスとしている場合はあくまでも仕事で使っている範囲のみが対象となります。

6：仕事をしている場所の家賃

オフィスを借りている場合や自宅で仕事をしている場合は、家賃を地代家賃という項目で経費とすることもできます。ただ家賃全額ではなく、あくまでも仕事をしている場所や範囲のみが対象です。このため、仕事をしている占有面積の割合をもとに計上します。

なお賃貸料以外にも、駐車場代やレンタルスペース代も地代家賃の項目に入ります。

7：新聞や本など費用

仕事や事業に関連する新聞や本の購入費用は、新聞図書費という項目で経費になります。こちらの項目は直接新聞や本などを購入していなくても、図書カードやメルマガ、有料の情報サイトなどへの登録料も経費として計上可能です。

仕事や事業に関係ないものは経費として認められないため、きちんと関連性があることを証明することも必要となります。

8：仕事の打ち合わせなどの接待交際費

フリーランスエンジニアの仕事の打ち合わせはインターネット上でも可能ですが、場合によっては外出して打ち合わせをしなければいけないこともあります。ほかにも顧客との接待や飲食でお金を使うことがあり、それらは接待交際費として経費に含まれます。

あくまで仕事の打ち合わせや仕事で消費した飲食代が対象なので、プライベートでの飲食代は経費になりません。このためメモなどに残して、仕事での出費だったのかどうか把握しておく必要があります。

9：取引先などに送った冠婚葬祭費

フリーランスエンジニアが見落としやすい経費として挙げられているのが、冠婚葬祭費です。これはあくまで仕事関係が対象で、取引先や顧客などに送ったご祝儀や香典を経費として計上できます。

あくまで送った相手が仕事関係の相手であるかどうかがポイントになるため、その点を踏めて経費に含めるかどうかを考えることが大切です。

10：名刺や年賀状などの広告宣伝費

フリーランスエンジニアも仕事を得るために営業をしていく必要があるため、顧客に対して名刺や年賀状を送ることがあります。ほかにもポートフォリオ用サイトの作成に必要がかかる場合もあるのですが、いずれも広告宣伝費として経費に入ります。

特に名刺はフリーランスエンジニアのブランディングには欠かせないアイテムなので、きちんと経費に上げておきましょう。

11：自分の仕事を他の会社に依頼した場合の外注費

依頼を受けていても、専門外の部分を他の会社に外注する場合があります。このように自分の請け負った仕事を他の会社に依頼した場合の外注費は、経費として計上可能です。

注意点として、外注した仕事がデザインや原稿だった場合は源泉徴収が発生します。このため、事前に源泉徴収が発生するかどうか確認しておくことが必要です。

12：固定資産税などの租税公課

租税公課は、固定資産税・自動車税などの法人税や住民税以外の税金、公的な書類の発行にかかる手数料が対象です。

ただしいずれも事業に関連していることが条件であるほか、フリーランスエンジニア本人ではなく家族が所有している場合は経費として認められない場合があります。

出典：【確定申告書等作成コーナー】-租税公課｜国税庁　確定申告書等作成コーナー
参照：https://www.keisan.nta.go.jp/r3yokuaru/aoiroshinkoku/hitsuyokeihi/sozeikoka/sozeikoka.html

13：パソコンや自動車などの減価償却費

減価償却費とは、一括ではなく耐用年数に応じて分割して税務署に申告する経費です。対象としては10万円以上かかるものや1年以上の耐用年数が想定されるもので、パソコンや自動車、デジタルカメラなどが挙げられます。

耐用年数は購入したものによってある程度決まっているため、購入金額をそれぞれ決められた年数で分割するという流れになります。

出典：No.2100 減価償却のあらまし｜国税庁
参照：https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/2100.htm

14：勉強会やセミナーなどの参加費

フリーランスエンジニアとして、知識の獲得や他のフリーランス・顧客との交流を図るため、勉強会やセミナーに参加することもあります。その場合に支払った参加費用も、事業に関連するものであれば経費です。

これはあくまでも参加するために支払った費用が対象で、公共交通機関を使った場合や宿泊した場合は別の項目になります。

常駐のフリーランスエンジニアが経費にできるもの

客先に常駐しているフリーランスエンジニアが経費にできるものは、基本的に在宅またはリモートで仕事をしているフリーランスエンジニアとほぼ同じ内容です。

主に消耗品費や事務用品費、通信費や光熱費、家賃、交通宿泊費、接待交際費、減価償却費、研修費などが挙げられます。ただし通信費や光熱費、家賃に関してはほかのフリーランスエンジニア同様、仕事で使っている範囲のみ経費となります。

フリーランスエンジニアが経費にできないもの

ここまでは経費として計上できるものを紹介しましたが、経費として計上できないものもいくつかあります。ポイントとしては仕事や事業と関連性がない、またはプライベートで使用しているものかどうかです。

ここからは、フリーランスエンジニアが経費にできないものを4つ紹介します。

住民税などの仕事とは関係のない税金

仕事や事業で使っている場合は固定資産税や自動車税は、租税公課の項目で経費になりますが、住民税や所得税などの仕事とは関係のない税金は経費に含められません。

あくまで仕事や事業で発生する税金なのかどうかが経費計上のポイントなので、税金関係の経費計上の際には注意が必要です。

国民健康保険や年金の掛け金

国民健康保険や国民年金は、サラリーマンであれば控除対象となります。ただフリーランスの場合は国民健康保険や国民年金の掛け金は、事業ではなく個人にかかってくる支払なので経費にはできません。

ただ社会保険料控除として所得から差し引くことは可能とされているので、その場合は支払っていることを証明する書類を準備することが必要です。

出典：必要経費にならないものとは？〔個人の青色申告者様の確定申告〕｜個人事業主様専門 経理・確定申告 税理士サポート風間税務会計事務所
参照：http://www.kojin-taxoffice.jp/category/2007280.html#:~:text=%E3%80%90%E5%9B%BD%E6%B0%91%E5%81%A5%E5%BA%B7%E4%BF%9D%E9%99%BA%E6%96%99%E3%80%81%E5%9B%BD%E6%B0%91,%E3%81%99%E3%82%8B%E3%81%93%E3%81%A8%E3%81%8C%E3%81%A7%E3%81%8D%E3%81%BE%E3%81%99%E3%80%82

健康診断の費用

健康診断は仕事や事業をする上で欠かせないものではありますが、残念ながら個人の支払いという扱いなので経費になりません。さらに医療費控除の対象にもできないだけではなく、青色事業専従者（家族従業員）が負担した費用でも対象にならないので、注意が必要です。

保育料などのプライベートな費用

ほかにもプライベートの飲食費用や保育料など、仕事や事業に関係ないプライベートな費用は当然経費に計上することができません。

あくまでも、仕事や事業で関係のある人や顧客との飲食費用が経費の対象なので、相手との関係を踏まえて経費にできるか考える必要があります。

フリーランスエンジニアが経費を計算する場合の注意点

経費を計上する場合、会計上で処理をしなければ経費として扱うことができません。そのため収益を帳簿に記録する、レシートを捨てないなど、会計上の処理ができるように対処していくことが大切です。

また確定申告などで虚偽の申告をすることはＮＧとされているため、正しい申告ができるような処理を心掛ける必要があります。

ここからは、フリーランスエンジニアが経費を計上・計算する際の注意点について解説します。

収益はきちんと帳簿に記録しておく

経費は申告するだけで課税対象額を減らせるので、基本的に記載義務はないとされています。それに対して収益に関しては記載する義務が発生するため、きちんと帳簿に記録しておかなければいけません。

記録を怠って不足分がみられた場合は、所得税の過少申告が疑われてしまう可能性もあります。そのため、収益に関してはきちんと帳簿に記録するようにしましょう。

出典：個人の確定申告、記帳と帳簿書類の保存期間｜税理士法人志賀総合会計
参照：https://shigasou.com/column/%e5%80%8b%e4%ba%ba%e3%81%ae%e7%a2%ba%e5%ae%9a%e7%94%b3%e5%91%8a%e3%80%81%e8%a8%98%e5%b8%b3%e3%81%a8%e5%b8%b3%e7%b0%bf%e6%9b%b8%e9%a1%9e%e3%81%ae%e4%bf%9d%e5%ad%98%e6%9c%9f%e9%96%93/

レシートを捨てないようにする

レシートや領収書は経費を計上するうえで、どこでいつ何を購入したのか証明するために重要な証拠となります。領収書が発行されない場合でもレシートで代用が認められているので、必ず保管しておくことが大切です。

レシートも領収書も発行されない場合は、自分で出金伝票を記載して保管しておきます。

家事関連費は家事按分をする必要がある

水道光熱費や家賃などの家事関連費を経費として計上する場合、仕事や事業用で使っている割合を計算しなければいけません。このことは家事按分と呼ばれており、使っている床面積や使用時間などを計算して按分します。

このため水道光熱費や家賃はそのまま全額経費にならないので、事業用として使用しているとはっきり証明できる割合を計算しましょう。

会計処理は逐一行うようにする

フリーランスエンジニアが行う経理業務は月1回でよいものや定期的にチェックするものがありますが、取引が発生するたびに逐一行っておくことが望ましいです。特に領収書の整理や帳簿への記載は、その日のうちに対処することで混乱やトラブルを予防できます。

収入に対して経費が高くなりすぎないようにする

経費は計上すれば節税につながるものの、収入に対して経費が高くなりすぎる（経費率が高くなる）と、税務署から脱税などの不正が行われているのではないかと疑われてしまう可能性があります。

また経費率が高いということは収入が低いということにもなるので、出来る限り収入に対して経費が高くなりすぎないように注意が必要です。

虚偽の申告は絶対にしないようにする

経費の計算・計上をする上で一番避けなければいけないのが、虚偽の申告です。経費を多めに計算する、所得税を過少申告するなどの行為は、悪意の有無に関係なく過少申告加算税が課せられる可能性が高くなります。

悪意があった場合は重加算税というさらに重い税率の罰則が課せられるほか、悪質なものになると犯罪行為として刑事罰が課せられるリスクも出てくるのです。

このようにペナルティが課せられるため、虚偽の申告は絶対にしないように正確な金額を申告しなければいけません。

出典：No.2026 確定申告を間違えたとき｜国税庁
参照：https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/2026.htm

フリーランスエンジニアが知っておくべき経費率とは

フリーランスエンジニアとして経費を考えるうえで知っておかなければいけないのが、経費率です。経費率とは、収入に対して経費となっている割合のことを指します。

そもそも経費は該当するものを計上することで、節税対策としての効果が期待できます。ただ経費をどんどん計上すると経費率が高くなってしまい、その結果として税務署から確認の連絡が来るなど、怪しまれてしまう可能性も高くなりがちです。

このため経費を計上する際は、経費率のことも踏まえて収入と経費のバランスを検討していくことが重要になります。

フリーランスエンジニアの経費について知っておこう

フリーランスとして活動するうえで確定申告は切り離せない手続きであり、経費に関する正しい知識を身につけておくことが必要です。

ぜひ、本記事で紹介した経費にできるものとできないものや経費を計算する上での注意点などを参考に、正しく効果的な経費の管理と節税対策を実施しましょう。