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【Excel】関数入門｜数値と文字列の違いや、代表的な関数について解説
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Excel関数の基本事項解説｜扱う値や書式について
こんにちは、新人エンジニアの田口です。
Excel業務を効率よく正確に行うには関数の利用が必要不可欠です。
そこで今回はExcelの基本でもある数値や文字列といったデータの種類の違いと、特に使用頻度の高い関数についてご紹介します。
Excelで扱うデータの種類
Excelのセルに表示される値の種類は4種類あります。それぞれの役割を理解しておくと、関数の数式が作りやすくなるでしょう。
数値
四則計算をする時に使用します。
例：「123」「0.1」
2020/09/08といった日付形式のデータも、Excel内ではシリアル値という数値として扱われています。
詳しくはこちらの記事をご覧ください。
文字列
文字が連なったデータを指し、値をそのまま表示したい時に使います。
四則計算には使うことができません。
例：「田中」「ABC」※「123」
※数値を文字列として扱いたい場合は、表示形式を変更するかセルの先頭に「’」を付けます。詳細は後述します
エラー値
数式や関数の内容が間違っている時に表示される値です。
例：「#N/A」「#DIV/0!」「#VALUE!」「#REF!」「#NUM!」「#NAME?」「#NULL」
論理値
二者択一を表現するための値です。「TRUE」「FALSE」の2種類があります。
数式の入力方法
Excelではセルの先頭に「=」を入力するとそのセルは数式と判断され、計算や結合といった操作が可能になります。
数式に値を入力するには3つの方法があります。
数式を直接入力する
「=」の後に直接計算式を入力する方法です。「=1+2」と入力すると、計算結果の「3」が表示されます。
セルを参照する方法
数式の中で他のセルの値を参照して指定することもできます。
セルの参照について詳しく知りたい方は、下記の記事をご覧ください
【Excel(一般)】コピーで参照がずれてしまう時の対処砲 － 絶対参照と相対参照について
数式に文字列を入力する方法
文字列は計算に利用することはできませんが、数式に入力すること自体は可能です。直接入力する他に文字列セルを参照することもできます。
ここで大切なことは、もし数式に直接入力する場合、文字列として表示させたい値を必ず「”」で囲むことです。囲んでいないと文字列として扱われないため、エラー値が表示されることもあります。
直接入力に使用する「”」について
直接文字列を入力する場合に必要となる「”」ですが、文字列セルを参照している場合は必要ありません。
これは、セルの値だけではなくセルの書式設定も参照してくれているため、自動的に文字列と判断してくれているからです。
逆に直接入力する場合はこちら側が値の形式を明示する必要があるので「”」が必要になります。
文字列の結合
計算は行えませんが、「＆」演算子を用いることで文字列を結合することができます。
文字列同士、数値と文字列の結合も可能です。
関数の共通事項
Excelには全部で500近い関数が存在しますがその全てを覚える必要はありません。
また全ての関数に共通した事項があるので、本格的に個々の関数を学ぶ前に押さえておきましょう。
関数の書式
= SUM ( 数値1 , 数値2 , 数値3 , …数値255)
関数を扱う場合は、「=」の後に関数の名前を入力し、「()」の中に計算対象となる値を入力します。この「()」の中の値を引数と呼びます。
また、関数の計算結果として表示される値を戻り値といいます。
・「=」で始まる
・関数名を入力する
・「()」内に引数を指定する
引数の型や数は関数によって異なりますが、この順番は基本的に全ての関数に共通なので覚えておきましょう。
「=関数名」＋「Tab」キーを使用して簡単に引数を指定する
関数の共通機能として、「=関数名」を入寮したあとに「Tab」キーを押すことで、自動的に引数を受け付ける入力モードになってくれます。
この時どういった順序でどの引数を入力すればいいかについて簡単なヘルプを表示してくれているので、コツをつかめば初見の関数でも簡単に使えてしまったりします。
引数の指定は直接入力の他に、指定したセルをクリック＆ドラッグでもできますが、ショートカットキーを利用することで素早く操作もできます。
・十字キー ：キーに対応する方向先のセルを一つ選択する
・Shift + 十字キー ：対応する方向へセルの選択範囲を広げる
・Ctrl + Shift + 十字キー ：選択しているセルを始点に、対応する方向の行列にある連続したデータを全て選択する。
クリック操作では、「Ctrl」+「クリック」で離れた位置にある任意のセルを複数選択できることも覚えておきましょう。
使用頻度の高い重要な関数
ここでは特に使用頻度の高い重要な関数をピックアップしました。学習の目安にしてください。
SUM関数
指定したセルの数値を合計するときに使用します。
=SUM(数値1,数値2,数値3,…数値255)
例：売り上げを合計する
詳しくはこちら
【Excel】セルの合計にはSUM関数！使い方やショートカットキーの紹介
IF関数
指定した条件を判断して処理を分岐させる関数です。
=IF(論理式,TRUEの場合,FALSEの場合)
例 80点以上の時は合格。それ以外は不合格
【Excel】自動でセルを判定！条件分岐を行うIF関数の使い方
SUMIFS関数
指定した条件に一致するデータを合計します。単一条件、複数条件で合計可能です。
=SUMIFS(合計対象範囲,条件範囲1,条件1,条件範囲2,条件2…）
例 取引先別に合計を集計
【Excel】条件に一致するセルのみを合計できる！SUMIFS関数の使い方解説
COUNTIFS関数
指定した条件に一致するデータの個数を数えます。
=COUNTIFS(検索条件範囲1,検索条件1,検索条件範囲2,検索条件2…）
例 取引先別にデータ件数を集計
【Excel】データの件数を調べるのに便利！COUNTIFS関数の使い方解説
VLOOKUP関数
指定した条件に一致するデータを見つけた時、指定した列にある内容を取り出します。
表の値を検索し、抽出することができる関数で、応用すれば様々な業務に役立ちます。
=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索の型)
例 商品コードから商品名の値を抽出する
詳しくはこちら
【Excel】大きな表からデータを転記・検索する！VLOOKUP関数の使い方
その他の重要な関数
前述したものに加えて、実務で比較的よく使用する他の関数についても触れておきます。
日付処理
年月日に関するデータを扱うのに役立つ関数です。
DATE関数
指定した日付の日付データを求める
=DATE(年,月,日)
DAY関数
日付データから日を取り出す
=DAY(シリアル値）
MONTH関数
日付データから月を取り出す
=MONTH(シリアル値）
YEAR関数
日付データから年を取り出す
=YEAR(シリアル値）
詳しくはこちら
端数処理
四捨五入や切り捨て等端数処理に役立つ関数です。
ROUND関数
指定した桁数の数値を四捨五入する
=ROUND(数値,桁数)
ROUNDDOWN関数
指定した桁数の数値を切り捨てる
=ROUNDOWN(数値,桁数)
ROUNDUP関数
指定した桁数の数値を切り上げる
=ROUNDUP(数値,桁数)
詳しくはこちら
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