【Excel】自動でセルを判定！条件分岐を行うIF関数の使い方

IF関数を使用した、セルの判定をして条件分岐を行う方法

こんにちは、新人エンジニアの田口です。

IF関数を使えば、「７０点以上なら合格、それ未満なら不合格」というように、条件によってセルの中身をを判定し、処理を変えるといったことが簡単にができるようになります。

他の関数とも組み合わせて使われることの多い、非常に強力なこの関数を解説していきます。

IF関数の使い方と条件分岐

IF関数が力を発揮するのは以下のような場合です。

・テストの合否判定

・表から条件にある数値だけを計算する

・空白セルのチェックをする

・想定外の値が表示された時に処理を分ける

など、総じて「○○ならば△△、●●なら▲▲」といった条件次第で処理を分けたい場面で有用です。

このように条件の判定結果によってその後の処理を分けることを「条件分岐」と呼びます。

IF関数には様々な用途がありますが、肝となるのはこの条件分岐の部分です。

ここが理解できていないと、そもそもIF関数が使えることに気が付かなかったり、数式化できないといったことに繋がります。

順番に解説していくのでしっかり理解しておきましょう。

IF関数の書式

=IF(論理式,真の場合,偽の場合)

論理式：判断するための条件

真の場合：論理式に当てはまる時の表示内容

偽の場合：論理式に当てはまらない時の表示内容

見慣れない単語があって一見難しく思えますが、ようは最初に指定した条件（論理式）に当てはまれば第２引数を、当てはまらなければ第３引数を表示するだけの式です。

たとえば冒頭に挙げた「７０点以上なら合格、それ以下なら不合格」の例をIF関数を使って判定すると、

=IF(B6>=60,"合格","不合格")

となります。

もし引数の意味が分からなければこちらの記事をご覧ください

【Excel】関数入門｜数値と文字列の違いや、代表的な関数について解説

論理式の書き方

１番目の引数となる「論理式」は、言い換えれば条件を表す式のことです。

判定の基準となるためIF関数で最も重要な要素でもあります。

比較演算子と呼ばれる記号を使って、以下のように

「A2 = 2」

「A2 > 2」

と記述します。

使用できる比較演算子は下記の６つです。

データの種類に注意

比較演算子は前後のデータを比べて判断しますが、この時「数値」と「文字列」は別物として扱われます。

見かけ上は同じでも、データの種類が異なると思わぬ判定ミスに繋がりますので、論理式で指定するデータの種類は合わせておくようにしましょう。

IF関数を組み立てる３つのステップ

IF関数が使えない人の多くは、関数の書式がわからないというよりも、そもそもIF関数が使えることに気づいていなかったり、なにをどう使えばいいかわからないというケースがほとんどのように思われます。

そこで、IF関数の数式を組むための考え方について順序だててご紹介します。

1.まずは日本語で説明してみる

IF関数に限ったことではありませんが、数式を組む時の最大のコツは、データを使ってどんな作業をしたいのかを言葉で説明できるようになることです。

たとえば、合否判定をExcelで行いたいとき、点数セルの数値が70以上というように説明できれば「A1>=70」と簡単に数式で表現できます。

また、言葉で説明することでどの関数を使えばいいのかが自然と見えてきます。「○○ならば△△、●●なら▲▲」のように条件に応じて結果を変える形が見えてきたらIF関数のサインです。

「それ以外の時は」で文章を作る

IF関数のサインに気が付くための無敵の言葉です。作業を説明したいときにこの言葉が当てはまるのならばIF関数を使うと考えてください。

また、この言葉は後述する論理式を組み立てる時にも非常に役に立つので、IF関数＝「それ以外の時は」とまとめて覚えてしまってもかまいません。

2.表示させたい結果が何通りあるか考える

IF関数のサインが見えたら、今度は条件に応じて表示させたい結果が何通りあるかを考えましょう。

表示させたい結果が合否判定の例のように2種類の場合は単純にIF関数を使うだけで解決します。

一方で、「70点以上は合格、70点未満かつ50点以上なら再テスト、50点未満の場合は補習」のように表示させたい結果が3通り以上の時や条件が複数の時もあるかと思われます。

IF関数は一つの式で2通りの結果しか導けないため、そんな時はIF関数の入れ子を使ったり、他の関数と組み合わせて使うなどの工夫が必要となります。

入れ子構造については下記の記事で詳しい解説を書いておりますが、イメージとしては以下のようになります。

【Excel】条件が3つ以上ある場合のIF関数の作り方について

3.論理式を組み立てる

表示させたい結果がわかったら、その結果を導くためにどのような条件を設定すればよいかを考えていきます。

条件設定にあたる論理式で使用できるのは基本的には前述した6つの記号です。まずはそれらを使って表現できないか考えてみましょう。

ここでも「それ以外の時は」を使って考えることで、どの値に焦点を当てるかがわかりやすくなります。

この時、「50以上70未満」など一つの記号で表現しきれない場合は、AND関数やOR関数を使って条件を組み合わせて表現します。

AND関数、OR関数については、別記事で紹介しています。

IF関数活用例

実務でどのようにIF関数を活用できるのか、具体例を元にご紹介します。

【Excel】IF関数を使って指定した条件で計算する方法

【Excel】条件が3つ以上ある場合のIF関数の作り方について

【Excel】複数条件で判定｜AND関数,OR関数を使った条件分岐｜IF関数

IF関数ではうまくいかない場合

IF関数で処理がうまくいかない、数式が複雑になりすぎるなどといった場合は、VLOOKUP関数を使うと解決するケースがあります。

【Excel】IF関数の代わりにVLOOKUP関数を使った条件分岐のやり方。