エンジニアが把握すべき納品書に関する4つの注意点を解説｜請求書との違いは？

納品書が持つ役割4つ

納品書とは、依頼した商品やサービスが本当に届いたこと、またその内容を証明するために発行する書類です。基本的には、取引先に商品やサービスを納品する際に一緒に提出します。

納品書は、法律上発行する義務はありませんが、発行することで納品する商品に対する認識のズレを無くし取引先に安心感を与えられます。

1：合意の上で決定したことを証明するため

納品書は、商品が確実に納品されたことや取引が行われたことを証明する、取引の記録です。企業は、取引にかかわる帳簿を一定期間保管する義務があり、納品書も同様に保管されます。

納品書は、納品された商品やサービスが口約束での契約ではなく、お互いが合意した上で決定した契約であることを証明する役割も持っています。

2：サービスや商品の内容を正確に見てもらうため

納品書には、納品する商品やサービス、金額、納品日などを記載します。取引先は納品書を見るだけで届いた商品を把握でき、また実際に届いた商品と見比べることで、注文した商品に間違いがないかチェックすることが可能です。

このように、取引先に納品した商品やサービスの内容を正確に見てもらうことも、納品書を発行する役割のひとつです。

3：取引先に安心と信頼を持ってもらうため

電話や口頭で注文した場合、注文が正確に伝わっているか、わかりづらいことがあります。納品書を商品やサービスに同封することで、注文した通りのものが入っていることが一目でわかります。

それにより、取引先に安心と信頼を持ってもらうことも納品書の役割です。

4：取引をスムーズにするため

商品が納品された際、納品書があることで、取引先は納品された商品に間違いがないかすぐに確認できます。

注文の品を複数回に分けて納品する場合は、納品書を同封することで、注文した中のどの商品がどれくらい納品されたのかを正確に把握できます。

また万が一納品にミスがあったとしても、納品書を確認することでどの時点でミスが起きたのかを把握でき、適切にトラブルに対処することができます。

このように納品書は取引先同士で商品やサービスの確認を行い、取引をスムーズにするという役割も持っています。

エンジニアと顧客間の取引フローにおける納品書の位置付け

エンジニアと顧客の間の取引フローにおける、納品書の位置付けについて説明します。

まずエンジニアは、依頼主から依頼があったら見積書を作成します。ここで工程や数量、金額、納期などを明記し依頼主に提案します。見積書にお互いが合意したら契約が決まり、契約書を作成します。

契約に従い業務が完了したら、納品書を作成します。エンジニアの場合は、形がある商品を提供する場合と、専門技術を用いた労働という形のないものを提供する場合があります。

技術や労働提供など形のないものに関しては、労働を提供した時間やサービスの内容、遂行した業務などを記載します。また、作業報告書を納品書の代わりとすることもあります。

この納品書の内容に従い請求書が作成され、依頼主に代金が請求されます。

納品書を書く前に必要な準備4つ

納品書は法律で義務づけられた書類ではないため、形式や書き方などの決まったルールはありません。しかし納品書は取引先に商品やサービスの内容を伝え、また商品やサービスが納品されたことを証明する重要な書類です。

そのため、納品書を発行し相手に送る際には最低限のマナーを守ることが必要です。いい加減なやり方では取引先の心証を悪くすることもあります。次に、納品書を発行する前に必要な準備について説明します。

1：納品書のサイズに合った封筒を選ぶ

納品書を入れる封筒を選ぶ際は、納品書が無理なく入るサイズのものを選びましょう。

例えば、長形3号サイズの場合、A4サイズが三つ折りで入ります。また角形2号サイズは、A4サイズの書類をそのまま入れることができます。

2：郵送の場合は切手を準備する

納品書は商品やサービスと同封する、または直接手渡しするのが一般的です。しかし、何らかの事情で別に送る必要がある場合には、切手が必要になります。

この際、切手代が不足していると差出人に返送されるなど、場合によっては受取人が不足分を支払うことがあります。そのようなトラブルを避けるため、納品書を送る際は郵送物の重さを確認し、重さにあった切手を準備しましょう。

郵便物の重さを測る際はレタースケールがあると便利ですが、無い場合には郵便局の窓口で重さを確認してもらうと確実です。

3：納品書のフォーマットをダウンロードする

納品書のフォーマットは、エクセルなどを使って自分で作成する方法と、インターネットから無料のテンプレートをダウンロードして利用する方法があります。

同じ相手から毎回違うフォーマットの納品書が届くと取引先にも不親切なため、納品書のフォーマットを統一しておくと良いでしょう。

4：必要に応じて印鑑も準備する

納品書には押印する法律上の義務はありません。

しかし、確認や認証という意味で押印する文化が日本にはあります。納品書の信頼性や取引先の心証を良くするという意味で、必要であれば印鑑を押しましょう。

また納品書を入れた封筒に、「納品書在中」の印を押すとわかりやすいです。

納品書の基本的な記入事項

納品書には、書き方や記載事項に決まったルールはありません。しかし消費税法では、仕入税額控除を受けるための要件として、納品書や請求書などの保存が必要であり、その記載事項も決められています。

記載事項として必要なのは、書類作成者の氏名又は名称、取引年月日、取引内容、税率ごとに区分して合計した税込対価の額、書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称の5つです。

この5つの項目を基本とし、納品する商品やサービスによって、通し番号や備考欄など必要な項目をつけていきます。

出典：No.6625 請求書等の記載事項や発行のしかた｜国税庁
参照：https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6625.htm

エンジニアが把握すべき納品書を送る注意点4つ

納品書は納品した商品やサービスを確認するための大切な書類です。内容に不備があると取引に支障をきたしたり、取引先の心証を悪くしたりすることもあるため、正確に作成する必要があります。

次に、不備のない書類を作るための注意点を4つ紹介します。

1：納品前に納品書を送らない

納品書は商品やサービスの内容を確認するために発行するものなので、基本的に納品時に発行します。

納品する前に納品書を送ってしまうと、実際に届いた商品との照会ができず、納品時の手続きなどに支障をきたす恐れがあります。そのため、納品前には納品書を送らないよう注意しましょう。

2：納品書の送付は遅くなりすぎないようにする

やむを得ない理由で納品と同時に納品書が発行できず、後日発行する場合は、遅くとも納品の1週間以内に出しましょう。納品書の発行が遅れると取引先の経理等の処理が進まず、業務に遅れが生じる恐れがあります。

納品書の送付が遅くなりすぎると取引先に迷惑をかける恐れがあるため、注意しましょう。

3：納品書と請求書の金額が合っているか確認する

納品書を発行する際は、納品書と請求書の商品内容や金額が合っているか、しっかり確認するようにしましょう。

請求書の内容と納品書の内容が合っていないと、大きなトラブルの原因となり、場合によっては取引先からの信用も無くす恐れがあります。

4：形のない技術や労働提供の場合は必ずサインをもらうこと

形ある商品ではなく、技術や労働提供をした場合には、必ず納品書にクライアントの受領印、またはサインをもらうようにしましょう。

形が残る商品と違い、技術やサービスは後に証拠が残らないため、クライアントのサインが納品の確認となります。サインや印がないと後で請求できないこともあるため、注意しましょう。

納品書と関連する3つの書類との違い

仕事の発注を受けて入金するまでの間には、見積書・納品書・請求書・領収書の4つの書類が必要になります。

これらの書類が納品書とどう違うのか、取引の流れの中でどのような役割があるのかについて説明します。

1：請求書との違い

請求書は、商品やサービスを提供した後、それに対する支払いを求めるための書類です。通常、納品後、事前に取引先と交わしておいた締め日に発行します。

納品書との違いは、納品書のほうには振込先情報が不要であること、「請求書」のタイトルが「納品書」になることです。

また、月の間に同じ取引先へ複数の納品がある場合、納品書は納品の度に発行されますが、請求書は月末など締め日に合計して1枚の請求書として発行することが一般的です。

納品書と請求書の内容を1枚にまとめ、請求書兼納品書として発行することもあります。

2：見積書との違い

見積書は仕事の注文を受けたときに、商品やサービスがどのような内容なのか、金額がいくらかになるのかを取引先に示すための書類です。

取引先はその内訳や金額を見て、他社と比較をしたり、契約内容の交渉を行ったりします。双方が見積もりの内容に納得できたら、契約をするという流れになります。

見積書は契約前の予想であるため、契約後に追加や変更などがあった場合には、見積書の内容と納品書の内容が変わることもあります。

3：領収書との違い

領収書は、商品やサービスの代金を受け取った際に発行する書類です。領収書は、商品やサービスを提供した側が代金を受け取ったこと、取引先が代金を支払ったことを証明します。

入金を確認する前に領収書を発行してしまうと、入金していないのに「支払済」ということにもなりかねません。そのため、領収書は必ず入金が確認できてから発行しましょう。

エンジニアとして納品書の書き方を覚えよう

納品書は、注文された商品やサービスを取引先へ納入する際に、その内容や納品した旨を証明する大切な書類です。

しかしエンジニアの場合は、形のある商品ではなく、エンジニアの技術を用いた労働力を提供することもあります。その場合、納品書は商品の納品ではなく、契約内容を遂行した旨を証明する書類になります。

納品書を発行する義務はありませんが、業務をスムーズに進め取引先との信頼関係を築くための書類です。エンジニアとしての納品書の書き方を覚えて、活用しましょう。