退職届の正しい書き方を解説｜縦書き・横書き・封筒それぞれ覚えよう

エンジニアの退職届の書き方とは？

退職届とは、退職日が確定した後に会社に提出するための書類です。

民法では、14日以上前に退職希望の旨を伝えることが求められていますが、会社の就業規則では1ヶ月以上前に申し出なければいけない場合もありますので、事前に確認しておくことも大事です。

出典：退職の自由｜日本労働組合総連合会
参照：https://www.jtuc-rengo.or.jp/soudan/qa/data/QA_22.html

退職届と関連する書類との役割の違い

「退職届」の他に「辞表」や「退職願」があります。実際に使用する時にはどれを提出すれば良いのか迷ってしまうでしょう。

ここからは、具体的にどのように違うのかそれぞれの役割について解説していきます。

退職届と辞表との違い

退職届は、会社員など雇用関係がある人に会社が退職願を承認し、退職が確定した際の手続きに使用するものです。

一方、辞表とは、社長や取締役、公務員などが届け出る書類です。

退職届と退職願との違い

退職願とは、会社に「退職したい」という意思を願い出るための書類です。

退職は、口頭で伝えることも可能ですが、書面で伝えることによって退職の意思が強いことを示すことができます。退職交渉の時間がない時などに使われることが多いでしょう。

退職届を書く前に確認すべきこと5つ

退職届を書く際にいくつか確認すべきことがあります。

ここからは、実際に退職届を書く時に気をつけることや書き方、用意するものなど書く前に確認すべき5つのことを紹介します。

1：縦書きか横書きか決める

退職届は縦書きの白い用紙に、黒のボールペンまたは万年筆で手書きするのが一般的な書き方と言われています。

横書きでも可能な会社もありますが、基本的に退職届は縦書きと覚えておくのが良いでしょう。

2：封筒の選び方

退職届を入れる封筒は、白い二重封筒で郵便番号枠のないものを選ぶようにしましょう。

また、封筒のサイズは、B5を三つ折りにした際は「長方形4号」、A4を三つ折りにした際は「長形3号」を使います。

3：手書きで書く際に準備するもの

手書きで退職届を書く際には、まずA4またはB5の白無地の便せんを用意しましょう。文字が曲がってしまう方や綺麗に書く自信がない方は、罫線があるものでもよいでしょう。

＞＞ 退職届を書くボールペンを選ぶ際の3つのポイント｜書き方や渡し方も解説

4：パソコンで作成する際に準備するもの

パソコンで退職届を作成する際には、まず自社に定型書式があるか確認しましょう。

会社によって指定がある場合は指定の書式を使用し、定型書式がない場合はWordで作成するのが一般的でしょう。

5：就業規則に記載されてある退職届の提出時期

民法上では、退職する14日前までに退職の意思を伝えれば良いとされていますが、就業規則に指定がある場合はそれに従うのが良いでしょう。

就業規則に記載がない場合は、通常1ヶ月前までには提出するようにしましょう。

出典：退職の自由｜日本労働組合総連合会
参照：https://www.jtuc-rengo.or.jp/soudan/qa/data/QA_22.html

覚えるべき退職届の正しい書き方4つ

退職届の書き方について、縦書きや横書きどちらが良いのか、また、封筒にはなんと記載すれば良いのか分からない方も多いでしょう。

退職届の書き方についてルールやマナーを含めてどのように書けば良いのか、紹介していきます。

1：縦書きの場合の書き方

縦書きでの退職届はまず右端の1行目（見出し）に「退職届」と書きます。用紙の真ん中、右端あたりから書き始めると良いでしょう。

以下で退職日や書き出しの書き方について紹介していきますので、参考にしてください。

退職日の記入方法

退職日には退職希望日を書きます。年、月、日の順で書いていきます。年の表記については西暦、元号どちらでも構いません。

縦書きで書く場合、数字は漢数字で書くと良いでしょう。

届出年月日の記入方法

届出年月日は退職届を提出する日を書きます。年の表記は退職日と揃えましょう。

また、数字の表記は退職日と合わせるために、縦書きの場合は漢数字で記入するようにしましょう。

所属部署や氏名の記入方法

所属部署や氏名の記入については、自分の所属する部署名とフルネームを書いてその下に押印します。

印鑑については、会社の規定に合うもので押印しましょう。部署名を書き終えたら一度改行し、次の行に名前を書きましょう。

宛名の記入方法

最後に宛名に会社名と代表取締役社長名を書きます。（株）などと省略せずに正式名称、フルネームで書くようにしましょう。

社長名の下には「様」や「殿」などの敬称を付けるのがマナーです。

書き出しの書き方

2行目の一番下に「私儀（わたくしぎ）」または「私事」と書きます。「私儀」は正式な文書で、自分について述べる書き出しに使う言葉ですので「私儀」と書き出すのがより丁寧でしょう。

退職理由の書き方

自己都合の場合はどのような理由でも「一身上の都合により、」と書きます。

転職が理由の時や、独立や起業、転居による退職、介護や結婚・出産など会社の事情と関係なく自身の都合にて退職する際は全て「一身上の都合により、」と書きます。

また、会社の業績不振によるリストラや、早期退職制度への応募での退職など、自分の意思ではなく退職する時は「一身上の都合」とは書かないので注意しましょう。

文末の書き方

文末の書き方は、退職日の下に「〜日をもって、退職いたします。」と書きましょう。

より丁寧に書くのであれば、「〜日をもって、退職いたしたくここにお願い申し上げます。」と書いても良いです。

2：横書きの書き方

横書きの場合は、冒頭中央に「退職届」と書きます。

次に改行し右揃えで提出する日付を書きます。宛名は左揃えで会社の正式名称、代表取締役社長名を書きます。縦書き同様「殿」や「様」をつけましょう。

次に右揃えで所属部署と名前をフルネームで記入し、名前の最後に捺印します。改行し、右揃えで縦書き同様「私儀」や「私事」と書きます。

改行し、左揃えで「このたび一身上の都合により、〜日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。」と書き、次行に退職日を書きます。

3：表封筒の正しい書き方

表封筒の正しい書き方は封筒中央に黒のボールペンまたは万年筆で「退職届」と書きます。真っ白な封筒のまま提出するのはマナー違反なので、忘れずに書いて提出するようにしましょう。

4：裏封筒の正しい書き方

裏封筒の書き方は封筒左下に自分の所属部署名とフルネームを記載し、封筒をとじる場合は、「〆」を封入口に書きます。

封をしなくても非常識とはなりませんが、その場合でも封筒の蓋は折っておきましょう。

退職届を書いた便箋の折り方や入れ方

退職届を書いた便箋は、三つ折りにします。

まずは、用紙の下部分の1／3を内側に折り返し、用紙の上部分の1／3を覆い被せるように下に折ります。便箋の折り目が重なるところが封筒の裏側にくるようにし、左側に折り目がくるようにして封筒に入れましょう。

退職届関連の注意点5つ

退職届が作成できたらあとは提出するだけです。ここからは、退職届を提出するタイミングや、渡し方、引き留められた時の対処法などを始め、6つに分けて紹介します。

退職の意思を伝える前にトラブルにならないよう、注意点をしっかり把握しておきましょう。

1：提出の適切なタイミングを把握する

就業規則に記載されてある退職届の提出時期ではなく、退職までのフローの中での適切なタイミングをみて提出しましょう。

退職に伴い業務の引き継ぎや色々な手続き等があるため、余裕をもって1ヶ月前には出せると良いでしょう。

2：退職届を提出する際は外部情報をあてにしすぎない

1ヶ月前に退職届を提出するというのはあくまで一般論です。

上司や会社との認識のずれによって退職前にトラブルを起こさないためにも、会社の就業規則に則って提出するようにしましょう。

3：渡し方に注意する

就業規則に指定がない場合は、会議室や個室など社内の人目に触れないところで直属の上司に手渡しするのが一般的です。

また、直属の上司が退職届を受け取ってくれない場合は、直属の上司のさらに上の上司へ「受け取ってもらえない」旨を相談するようにしましょう。

4：伝え方に注意する

まずは退職の意思を伝える方にアポイントをとりましょう。相手が忙しい日にちや時間を避けて、退職のことは伏せた状態でアポイントを取りましょう。

例えば「ご相談したいことがありますので、ご都合の良い時にお時間を少しいただけますでしょうか？」などと相手の予定を確認する程度にしておき、対面で理由と退職希望の旨を伝える方がスムーズに話ができます。

5：退職を引き止められた場合の対処法とは

退職をしたいと伝えた際に、給料アップや残業を減らして業務量を調整するなどの、待遇を改善するので辞めないで欲しいといった形で引き止められる場合もあります。

相手方から引き止める条件や提案があっても、退職の意思が固い場合はしっかりと退職の意思を伝えましょう。

また、「退職時期を○ヶ月後にしてほしい」や「このプロジェクトが落ち着くまで辞めないでほしい」といった、退職時期の延長をお願いされる場合もあります。

無理に辞めることによってトラブルに発展する可能性もあるため、転職先の入社日が決まっていない場合は、そちらを調整できないか確認する方が良いでしょう。

退職届の書き方を覚えよう

ここまで、退職届の役割と、退職届の書き方、提出する際の注意点などについて紹介しました。退職届の書き方は頻繁に書くものでもないため、実際はどのように書けば良いのか知らない方も多いでしょう。

退職を考えている方は、この記事を参考にしてトラブルなく退職できるようにしましょう。