退職届を書くボールペンを選ぶ際の3つのポイント｜書き方や渡し方も解説

退職届を出す意味

退職届とは、会社を退職することが確定した段階で労働契約の解除を行うための書類です。退職届を提出することにより、労働契約の解除を届け出ることになります。

会社を退職する場合、口頭で伝えるだけでも法的には問題ありませんが、口頭で伝えるのみでは勘違いが発生する可能性もあるでしょう。そのため、基本的には退職届という書面の形で提出することになります。

出典：第７章 定年、退職及び解雇 ｜厚生労働省
参照：https://www.mhlw.go.jp/bunya/roudoukijun/model/dl/07.pdf

退職届を書く際に準備するもの3点

勤めている会社を退職することを検討している方の中には、退職届の書き方がわからないという方もいるのではないでしょうか。退職届を書く場合は、一般的に「二重封筒」「無地の紙」「黒インクの筆記用具」の3点を用意する必要があります。

もちろん会社によっても違いますが、ここでは一般的な退職届を書く際に準備するものについて詳しく紹介していきますので、参考にしてみてください。

• 長形3号か4号の二重封筒
• A4かB5の無地の白い紙
• 黒インクの筆記用具

1：長形3号か4号の二重封筒

退職届を入れる封筒は、長形3号か4号の二重封筒を用意しましょう。退職届の用紙がA4用紙の場合は長形3号、B5用紙の場合は長形4号がちょうど良いサイズになります。

退職届は手渡しを行うことが基本となるため、郵便番号欄が印刷されていない無地の封筒が適切です。また、一般的な封筒の場合は中身の退職届が透けてしまう可能性があるため、内側に紫色の薄紙がついている二重封筒を用意するようにしましょう。

2：A4かB5の無地の白い紙

退職届はA4サイズもしくはB5サイズの無地の白い紙にしましょう。手書きで用意する場合は、コピー用紙もしくは無地の白い便箋を使用するのが適切です。

罫線が入っている用紙を使用してはいけないというわけではありませんが、できるだけシンプルなビジネス用のものを使用するようにしましょう。イラスト入りのものは不可です。

また、文房具店などでは退職届専用用紙なども販売されているため、専用用紙を使用しても問題ありません。

3：黒インクの筆記用具

退職届は黒インクの筆記用具で書くようにしましょう。本文も封筒の文字も同じ筆記用具を使用して書いて問題ありません。筆記用具は黒ボールペンか万年筆が適切でしょう。

また、油性でも水性でもどちらでも問題ありませんが、消しゴムで消せるタイプのボールペンは時間が経つと消えてしまう可能性があるため避けましょう。

退職届を書くペンを選ぶ際のポイント3つ

黒いボールペンや万年筆にもさまざまな種類があります。そのため、自分で手書きの退職届を用意する場合、どのようなペンを使用すればよいのか迷うというケースもあるのではないでしょうか。

実際に、あまりにも細すぎたり太すぎたりするペンを使用すると見栄えがよくありません。ここでは退職届を書くペンを選ぶ際のポイントについて紹介していきますので、参考にしてみてください。

• 基本的に黒色のジェルボールペンを使う
• 筆ペンや万年筆もおすすめ
• 0.7ミリの太さのものが良い

1：基本的に黒色のジェルボールペンを使う

黒色のジェルボールペンで文字を書くと、白い用紙に文字がはっきりと見えるようになります。そのため、筆記用具に迷う場合は基本的に黒色のジェルボールペンを使用すれば問題ないでしょう。

油性ボールペンでも問題はありませんが、油性で書くとジェルボールペンよりも滲みます。くっきりとした文字が書けるジェルボールペンを使って、一字一字丁寧に記載していきましょう。

2：筆ペンや万年筆もおすすめ

黒色のジェルボールペン以外であれば、筆ペンや万年筆でも問題ありません。実際のところ、退職届の文字はわかりやすい字で丁寧にはっきり書くことが大切なので、筆ペンや万年筆の方が綺麗な文字が書ける場合はそちらを使用しても良いでしょう。

3：0.7ミリの太さのものが良い

退職届の文字は細すぎても太すぎても良くないため、0.7ミリ程度の太さのボールペンを使用すると良いでしょう。0.7ミリ程度であれば、文字の太い細いも表現しやすいです。

1.0mmのボールペンはよりはっきりとした文字が書けますが、細かい文字が書きにくいため文字を綺麗に書くのが難しくなります。そのため、綺麗な文字を書く自信がなければ0.7ミリ程度のボールペンを使用しましょう。

退職届を作成する際のポイント3つ

退職届を書くための道具が揃ったので、続けて退職届を実際に書く工程に移ります。退職届を書く際には、いくつかのポイントを押さえることでより綺麗な退職届を作成することができます。

ここでは退職届を作成する際のポイントについて紹介していきますので、見栄えの良い退職届を書く参考にしてみてください。

• 下敷きとして紙を何枚か入れる
• 罫線の入った紙を下に入れて書く
• 封筒の字は中身を入れる前に書いておく

1：下敷きとして紙を何枚か入れる

退職届を書く際には、紙の下に下敷きとして紙を数枚入れておくと良いでしょう。紙を下に入れておくことにより、ボールペンが紙に食い込みやすくなるため、文字の強弱の変化がつけやすくなります。

また、紙を挟むことで滑らなくなるため、ペンのコントロール性が増し、綺麗な文字が書きやすくなるでしょう。

2：罫線の入った紙を下に入れて書く

退職届を書く際に下に入れておく紙の一番上の紙は、罫線が入ったものにしておきましょう。文字を書く際に罫線が透けて見えるため、字を真っ直ぐ書くことができるようになります。

このような工夫をすることで、罫線が入っていないと文字を真っ直ぐ書く自信がない人でも、無地の白い紙に真っ直ぐ整った文字が書けるようになります。

3：封筒の字は中身を入れる前に書いておく

封筒の文字は退職届を入れる前に書いておきましょう。中に退職届を入れて書いた場合、使用するペンによっては中身に文字の跡が残ってしまうケースもあります。

封筒の文字は先に書いておき、手で擦って封筒を汚してしまったりしないように気を付けましょう。また、汚れた場合を想定して予備の封筒も用意しておくと良いでしょう。

退職届の渡し方

会社を辞めるという意向を上司に伝えるのは誰でも緊張するものです。できれば退職届を会社に郵送して、直接手渡しするのを避けたいと考えている方もいるのではないでしょうか。

ここでは退職届の渡し方について解説していきます。

手渡しの場合

退職届は直属の上司に手渡しするのが基本です。しかし退職届は退職することが承認され、すでに退職日も決まっている状態で提出するものとなるため、何の相談もなくいきなり退職届を渡すのはNGです。

そのため、退職する意思が固まったら直属の上司に時間を作ってもらい、今度の進退について相談しましょう。また、強い退職の意思があることをその場で示したい場合には、退職届も事前に用意しておき持参すると良いでしょう。

郵送の場合

退職届は手渡しが基本ですが、さまざまな事情で郵送しなければいけないケースもあります。たとえば病気や怪我などの事情で出社できない場合や、会社とトラブルになっていて手渡しができない場合などは郵送で退職届を出しましょう。

それ以外のケースでどうしても退職届を郵送で提出したい場合、勝手に郵送で提出しても会社に認めてもらえない可能性があるため、事前に上司にその旨を伝えて許可を取っておくようにしましょう。

また、退職届を郵送する場合には、ここまで紹介してきた内容以外にも気を付けなければいけないポイントがあります。

退職届よりも大きな封筒を用意する

退職届が入っている封筒をそのまま郵送するのはマナー違反です。退職届を郵送する場合は、退職届が入っている封筒が入るサイズの大きな封筒を用意しましょう。

郵送用の封筒は、白無地で郵便番号欄が付いているものを用意すると良いでしょう。

添え状も忘れずに入れる

封筒の中に退職届だけがそのまま入っているのは心証がよくありません。そのため、何故退職することになったのかという理由と、退職届を同封している旨を伝える添え状を同封するようにしましょう。

また、添え状には退職のための手続きを行ってもらうことに対するお礼の言葉も添えておくようにしましょう。添え状は手書きでもパソコンを使ってもどちらでも問題ありません。

赤字で封筒に「親展」と記入

封筒の表には会社の住所、会社名、誰宛てに送るのかを記載し、さらに赤字で「親展」と記載しておくようにしましょう。親展の文字があれば、宛先になっている人物に開封してもらいたいという意思を伝えられます。

また、封筒の裏には所属部署と氏名を記載しておくようにしましょう。

エンジニアが退職届を出すおすすめのタイミング

退職届は提出するタイミングも重要です。忙しい時期に退職すると会社側にも余裕がないため、円満退職することは難しくなるでしょう。

おすすめのタイミングとしては、「繁忙期が終わったタイミング」「仕事の引継ぎを終えたタイミング」「担当していたプロジェクトが終了するタイミング」などがあります。ここでは最後にエンジニアが退職届を出すおすすめのタイミングについてそれぞれ紹介していきます。

• 繁忙期が終わったタイミング
• 仕事の引継ぎを終えたタイミング
• 担当していたプロジェクトが終了するタイミング

1：繁忙期が終わったタイミング

会社が忙しい時期に退職を切り出すのは勇気が必要なだけでなく、相手からの心証も悪くなりやすいです。そのため、繁忙期が終わったタイミングで退職届を出すのがおすすめです。

会社が落ち着いていない時期に退職を切り出せば、いくら退職理由が納得できるものであっても余計なトラブルの原因になる可能性もあります。

2：仕事の引継ぎを終えたタイミング

これまで自分が担当していた案件を後任に引継ぎ終わったタイミングで退職するのも良いタイミングです。退職する場合、自分の仕事を後任へ引継ぐ必要があります。

しかし、ちょうど自分の仕事を他の人に引継いだタイミングであれば、退職が決まった後にスケジュールを調整して引継ぎ作業を行う必要がなくなります。

3：担当していたプロジェクトが終了するタイミング

プロジェクトを担当している途中で退職すると、残された他のメンバーの負担が大きくなってしまいます。そのため、担当しているプロジェクトが終了するタイミングで退職するのもおすすめです。

プロジェクトの途中で退職すると他のメンバーに反感を持たれてしまう可能性もあるでしょう。長期のプロジェクトに参加しており、終了するまでにまだ時間がかかるという場合は、PMなどに退職時期を相談すると良いでしょう。

退職届は書きやすい黒のボールペンでルールを守って書こう

退職届を作成する際には、使用するアイテムや書き方などにさまざまなポイントがあります。

ぜひ、本記事で紹介した退職届を書く際に準備するものや退職届を作成する際のポイント、退職届の渡し方などを参考に、退職する際にもビジネスマナーを守って社会人らしく退職できるようにしましょう。