履歴書添付メールの送り方|件名やファイル名の付け方や例文もご紹介
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メールでの履歴書の送り方とは
就職活動の中で履歴書をメールで送ることがあります。メールを送る際や、作成した履歴書をメールデータにする場合、どのようなことに気をつけたら良いでしょうか。
この記事では履歴書をメールで送る際の、送り方のポイントや注意点についてご紹介します。
履歴書添付メールの送り方のポイント5つ
履歴書に記載してある内容は個人情報になります。履歴書をメール添付するときの送り方が、採用担当者への印象を左右すると言っても過言ではありません。
応募の時点で採用選考が始まっていると考えて、正しい対応を心がける必要があります。ここでは履歴書添付メールの送り方のポイント5つをご紹介します。
- 指示があったら時間帯を考慮して送る
- 件名やファイル名は分かりやすく書く
- 大切なファイルにパスワードをかける
- 履歴書をPDFに変換する
- 別途パスワードを伝えるメールも送る
1:指示があったら時間帯を考慮して送る
履歴書は送付指示があったら基本的にはすぐに送りましょう。メールの送付が遅いと、採用担当者から志望意欲や対応能力などの面でマイナスのイメージを持たれる可能性があります。
履歴書を送るタイミングも、すぐならいつでも良いというわけではなく、応募先の営業時間に合わせた対応が必要となります。そのため、早朝や営業時間外は避けましょう。
また、事前に準備するなどして履歴書をすぐに送れるような体制を整えておくことが必要です。
2:件名やファイル名は分かりやすく書く
採用担当者は毎日多量のメールを取り扱っています。そのため、誰が何の用件で送ってきたメールなのか判断できるように、件名やファイル名は分かりやすい内容にします。
件名は「〇〇の件/履歴書添付(氏名)」ファイル名は「履歴書と氏名」のように明確な内容にすると、担当者もすぐに把握できます。
3:大切なファイルにパスワードをかける
履歴書の内容は個人情報が記載されているので、取り扱うときは十分注意しなければなりません。個人情報保護のために履歴書を送るときは、ファイルにパスワードを設定する必要があります。
誤って別の相手に送信した場合の、第三者への個人情報の流出を防ぐためです。
Excelでのかけ方
Excelでファイルにパスワードをかける場合(Excel2016/2019)をご紹介します。まず、ファイルを開き、画面左上の「ファイル」をクリックし、「名前を付けて保存」を選択、保存したい場所を選択します。保存先フォルダーを選んだあと、ファイル名を入力しましょう。
そのあと「ツール」ボタンを押します。タブの中から「全般オプション」を選択します。次に「読み取りパスワード」「書き込みパスワード」の両方もしくはどちらか一方にパスワードを入力しましょう。
パスワード入力後、再度パスワードの入力が求められます。入力後「OK」をクリックしてください。「名前を付けて保存」の画面で「保存」をクリックして終了です。
Wordでのかけ方
Wordの場合も、手順はExcelと同様です。画面左上「ファイル」を選択して、「名前を付けて保存」に進みます。ファイルの保存先を選んで、保存先フォルダーよりファイル名を入力、「ツール」を選択しましょう。
「全般オプション」より「読み取りパスワード」「書き込みパスワード」のどれかを選択して、パスワードを入力後「OK」を押します。
パスワードを忘れた場合、読み取りや書き込みができなくなりますので注意しましょう。
4:履歴書をPDFに変換する
履歴書データをメールで送るときは、PDFに変換しましょう。WordやExcelの状態だと、作成した本人以外でもデータの上書きができたり、相手が持つパソコンの種類によってはデータに対応していない場合もあります。
ExcelとWordでの変換方法をご紹介します。まず、Excelの場合です。履歴書データがあるファイルを開き、左上の「ファイル」をクリックします。
次に「名前を付けて保存」をクリックします。「ファイルの種類」は「PDF(*.pdf)」を選択しましょう。そのあと「保存」の順にクリックします。Wordの場合も同様です。
5:別途パスワードを伝えるメールも送る
パスワードを記載したメールは、履歴書を添付したメールのあと別途で送ります。これは送り方を誤ったり、担当者以外への情報の流出を未然に防ぐためにすることです。
パスワードを記載したメールを忘れないように送りましょう。
履歴書添付メールの例文パターン5つ
履歴書を送るときは、採用担当者から送るよう指示があった場合や、送付ツールの指定のありなし、直接こちらから応募する場合など添付メールの内容をかえなければなりません。
文面は読みやすさを心がけて、行の間隔を工夫しましょう。慌ててメールを作成して文面に誤字や脱字がでないよう、送る前に一度確認作業をしましょう。
>> 履歴書の郵送後の報告メールの必要性は?書き方や例文とあわせて解説
履歴書を送る際の添付メールの例文を5つご紹介します。
- 履歴書の送付指示があった場合
- 送付ツールが指定されていた場合
- 送付ツールが指定されていなかった場合
- 直接メール応募の場合
- パスワードを伝えるメールを送る場合
1:履歴書の送付指示があった場合
履歴書を送付するよう指示があった場合には、以下のような文面にするとよいでしょう。
件名:履歴書提出の件/氏名
本文
◯◯株式会社
〇〇部◯◯様
◯◯と申します。
ご指示いただきました履歴書を添付させていただきます。お手数ですがご査収の程、よろしくお願い申し上げます。
また、履歴書ファイルにはパスワードを設定してあります。パスワードは後ほどメールでお送りさせていただきますので、ご確認いただきますようお願い申し上げます。
ご多忙なところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
ーーーーーーーーーーー
氏名◯◯◯◯
郵便番号◯◯◯ー◯◯◯◯
住所◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯
電話番号◯◯◯ー◯◯◯◯ー◯◯◯◯
メールアドレス◯◯◯◯@◯◯◯◯
ーーーーーーーーーーー
2:送付ツールが指定されていた場合
送付ツールが指定されている場合には、以下のような文面にするとよいでしょう。
件名:採用応募の件/氏名
本文
〇〇株式会社
〇〇部〇〇様
◯◯◯◯と申します。
ご指示いただきました履歴書を添付させていただきます。以下よりダウンロードいただけますでしょうか。
URL◯◯◯◯
期限は◯月◯日、回数は◯回までとなります。
こちらのメールに履歴書を送付させていただきますので、ご査収の程、お願い申し上げます。ご多忙なところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
ーーーーーーーーーーーー
氏名◯◯◯◯
郵便番号◯◯◯ー◯◯◯◯
住所◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯
電話番号◯◯◯ー◯◯◯◯ー◯◯◯◯
メールアドレス◯◯◯◯@◯◯◯◯◯
ーーーーーーーーーーーー
3:送付ツールが指定されていなかった場合
送付ツールが指定されていない場合には、以下のような文面にするとよいでしょう。
件名:採用応募の件/氏名
本文
〇〇株式会社
〇〇部〇〇様
◯◯◯◯と申します。
ご指示いただきました履歴書を添付させていただきます。
お送りする方法ですが、◯◯をアップロードする方法でよろしいでしょうか。指定の方法などございましたら、ご教示ください。
ご多忙なところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
ーーーーーーーーーーーー
氏名◯◯◯◯
郵便番号◯◯◯ー◯◯◯◯
住所◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯
電話番号◯◯◯ー◯◯◯◯ー◯◯◯◯
メールアドレス◯◯◯◯@◯◯◯◯◯
ーーーーーーーーーーーー
4:直接メール応募の場合
直接メール応募の場合には、以下のような文面にするとよいでしょう。
件名:採用応募の件/氏名
本文
〇〇株式会社
〇〇部〇〇様
はじめまして。
◯◯◯◯と申します。
◯◯で貴社求人情報を拝見し、◯◯職に応募したく、ご連絡差し上げました。
こちらのメールに履歴書を送付させていただきますので、ご査収の程、お願い申し上げます。
また、履歴書ファイルはパスワードを設定してあります。パスワードは後ほどメールでお送りさせていただきますので、ご確認いただきますようお願い申し上げます。
大変ご多忙なところ恐れ入りますが、ご確認、ご検討をいただき、一度、面接の機会をいただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。
ーーーーーーーーーーーー
氏名◯◯◯◯
郵便番号◯◯◯ー◯◯◯◯
住所◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯
電話番号◯◯◯ー◯◯◯◯ー◯◯◯◯
メールアドレス◯◯◯◯@◯◯◯◯◯
ーーーーーーーーーーーー
5:パスワードを伝えるメールを送る場合
履歴書の添付ファイルのパスワードを伝えるメールは以下のような文面にするとよいでしょう。
件名:履歴書パスワードの件/氏名
本文
◯◯株式会社
◯◯部〇〇様
先に送付させていただきました、履歴書添付ファイルのパスワードをお送り申し上げます。
パスワードは下記になります。
◯◯◯◯◯◯◯
お手数おかけいたしますが、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。
ーーーーーーーーーーーー
氏名◯◯◯◯
郵便番号◯◯◯ー◯◯◯◯
住所◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯
電話番号◯◯◯ー◯◯◯◯ー◯◯◯◯
メールアドレス◯◯◯◯@◯◯◯◯◯
ーーーーーーーーーーーー
エンジニアがメールで履歴書を送るときのチェック項目4つ
履歴書に添付するメールが完成したら、採用担当者に送る前に忘れずチェックしましょう。選考は応募のタイミングから始まっています。内容に誤りがあっても何度も送ることはできませんので、落ち着いた状態で見直しをしましょう。
履歴書を送るときに、とくに気をつけたいチェック項目4つをご紹介します。
- メールの構成は見やすくなっているか
- 署名は正しいか
- 間違っている箇所はないか
- フォントサイズや書式が揃っているか
1:メールの構成は見やすくなっているか
「宛名」「本文」「署名」など内容が順番通りになっているか見直しましょう。文章の間隔がとれているか、行は詰まりすぎてないかなど、読みやすいメール作成を心がける必要があります。
また「本文」も、宛先、氏名、要件、結びの言葉、署名と必須事項が揃っているかどうかメールの構成もチェックしなくてはなりません。
2:署名は正しいか
署名は自分の氏名や住所など個人情報を記載するため、メールを受け取った相手にとっても大切な内容です。住所の番地やメールアドレス、電話番号の英数字にも誤りがないか細かく見直しましょう。
新卒の署名には、大学名や学部などを忘れずに記載しましょう。
3:間違っている箇所はないか
メール全体を見て間違っている箇所がないか見直しましょう。とくに、相手先の会社名、採用担当者などを間違えると失礼にあたります。また、本文の内容や漢字に漏れや誤りがないか再度メールを読み直しましょう。
おかしな表現だったり言葉が上手く使えていないと採用担当者に悪い印象を与えかねません。不明確なことがあれば事前に調べておきましょう。
4:フォントサイズや書式が揃っているか
別のツールで作成した内容をメールにコピーして貼り付けする場合は、文字のフォントサイズに注意が必要です。
書式が設定された状態で文字の大きさが不揃いだと読みにくいので、気をつけましょう。
履歴書添付メールの正しい送り方を知っておこう
就職活動では、応募時の対応やビジネスマナーなど選考の基準になるため印象を左右する可能性があります。普段から正しい知識を備えておくと安心です。履歴書添付メールを送るときは誤りのないように確認し、採用担当者から良い印象を持ってもらえるようにしましょう。
【著者】
東京ITカレッジで講師をしています。
Java 大好き、どちらかというと Web アプリケーションよりもクライアントアプリケーションを好みます。でも、コンテナ化は好きです。Workteria(旧 Works)ではみなさまのお役に立つ情報を発信しています。
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