履歴書の郵送後の報告メールの必要性は？書き方や例文とあわせて解説

履歴書の郵送後の報告メールの必要性

履歴書を郵送した後の報告メールは必要なのでしょうか。忙しい採用担当者にメールを確認してもらうのは、気が引けてしまうと考える方もいるでしょう。

基本的に履歴書を郵送した後の報告のメールが必要かどうかは、受けた企業によってさまざまです。

しかし、報告メールを送ることで得られるメリットがいくつかあります。報告メールの必要性について解説します。

• 企業からメールで依頼が来た際には必要であるため
• トラブルが起こった場合の対処になるため

企業からメールで依頼が来た際には必要であるため

企業からメールで履歴書やエントリーシートを送付するよう依頼が来た場合は、返信を兼ねて「履歴書を送った」ことを報告する必要があります。

転職中は何社か同じタイミングで受けていることも多いため、送り先を間違えてしまわないように気をつけましょう。

トラブルが起こった場合の対処になるため

何らかの理由で物流が遅延している時に、送った日付と事実をあらかじめメールで送っておくことで証拠にもなります。

また、履歴書を間違えた状態で提出してしまった場合など、焦らず速やかに企業の担当者に連絡し、対応してもらうことも可能になります。

履歴書の郵送後の報告メールの書き方3つ

報告メールの必要性を理解したところで、次は報告メールの書き方についてです。

ここでは、宛先や名前を正確に記す、引用返信をすることを始め3つに分けて解説します。報告メールをきちんと送れるようポイントを把握しておきましょう。

• 宛先や名前を正確に記す
• やりとりした内容をそのまま引用して返信する
• 本文中や署名に誰からのメールなのか分かるように記す

1：宛先や名前を正確に記す

採用担当者の部署や名前、宛先を正確に記しましょう。相手の名前が分かっている場合は、「採用担当者様」ではなく、「〇〇様」と書いておくとより丁寧です。

また、メールを送信する前に全体を読み直し、変換ミスなどの誤字脱字がないよう確認しましょう。

2：やりとりした内容をそのまま引用して返信する

採用担当者が、メール履歴を管理しやすくするために「メールの件名」を変更せずに引用返信を使って送信しましょう。

やりとりをする度に「Re」が増えていきますが問題はありません。

3：本文中や署名に誰からのメールなのか分かるように記す

署名に、名前、メールアドレス、電話番号などを忘れないように記載します。採用担当者は多くの求職者とやりとりしているため、誰からのメールなのかすぐに分かるようにすることが大切です。

履歴書を郵送する際のポイント4つ

次は、履歴書を郵送する時のポイントです。ここでは、封筒のサイズや、切手の選び方を始め4つに分けて解説します。

郵送にはある程度の日数がかかるため、期限ぎりぎりにならないように余裕をもって用意しましょう。

• A4サイズの白色封筒を選ぶ
• クリアファイルを用意する
• 普通切手を選び切手の金額を確認する
• コピーをとっておく

1：A4サイズの白色封筒を選ぶ

履歴書を入れる封筒は、ダイレクトメールや他の書類と混ざってしまわないよう、白色を選びましょう。また、封筒のサイズは書類を何回も折らずに入れられる角形2号か角形A4号にしましょう。

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2：クリアファイルを用意する

郵送中に雨などで書類が濡れたり、何らかの影響で汚れたり破けてしまったりするのを防ぐために、クリアファイルに入れて郵送しましょう。応募書類のサイズに合った無地透明の新品を使用します。

クリアファイルに入れて送付することで、担当者が書類を管理しやすくなるメリットもあります。

また、応募書類を重ねる向きや順序もしっかり確認しましょう。上から、送付状、履歴書、職務経歴書、その他の書類という順番で、すべての書類の記入面が表向きになるように重ねます。

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3：普通切手を選び切手の金額を確認する

角形2号、角形A4号の封筒は定型外郵便です。

履歴書以外にエントリーシートや職務経歴書などの提出書類がある場合は、料金不足で戻ってこないよう窓口に直接持ち込んで重さを測ってもらいましょう。

4：コピーをとっておく

応募書類に不備があった場合に、確認を求められることがあるため、その際に手元にコピーがあればスムーズに確認することができます。

また、面接選考に進んだ時に履歴書の内容を確認できるので、面接官からの質問を予想したりなど面接対策にも活用できます。

履歴書をメールで送付する際のポイント3つ

次に、履歴書をデータで作成しメールで送付する際のポイントです。ここでは、PDFやJPEG形式で送付すること、データにパスワードを設定することなどを始め3つに分けて解説します。

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また、メールで送付する際は郵送よりも時間がかからないことがメリットではありますが、送付の指示がでたら迅速に送ることが大切です。

時間がかかりそうな場合には、いつまでに送付するという具体的な日にちを返信しておき、必ずその期限までに送りましょう。

• 履歴書や職務経歴書データはパスワードを設定して添付する
• 画像はPDFやJPEG形式で送付する
• 返信する時はメールの件名を変更せずに返信する

1：履歴書や職務経歴書データはパスワードを設定して添付する

履歴書や職務経歴書のデータは個人情報にあたるため、データにした書類をそのまま添付するのは避けましょう。

セキュリティ対策をしないで送ってしまうと、仕事上でも重要なデータをずさんに扱うのでは、と思われてしまいます。

2：画像はPDFやJPEG形式で送付する

履歴書のメール送付の際に使用するファイル形式は、PDF形式やJPEG形式で送るのが望ましいです。変換することで書類内容改ざん防止やレイアウトを保ったまま印刷することができます。

また、手書きの履歴書をスキャンして送ることも可能ですが、字がつぶれてしまって読みにくくなったり顔写真が不鮮明になったりする可能性もあるので注意が必要です。

3：返信する時はメールの件名を変更せずに返信する

履歴書を郵送で送付した場合と同様に、採用担当者が、メール履歴を管理しやすくするために「メールの件名」を変更せずに引用返信を使って送信しましょう。

別のタイトルに置き換えたり新しいメールで返信をしてしまうと、逆に分かりづらくなってしまう可能性もあります。

履歴書を郵送する際の封筒や送り状の書き方3つ

次は、履歴書を郵送する際の封筒や送り状の書き方についてです。

応募書類の内容も重要ですが、一般的なビジネスマナーを守って送られてきたかどうかも見られているため、どのような注意点があるのか事前に知っておきましょう。

• 封筒表面の書き方
• 封筒裏面の書き方
• 送り状の書き方

1：封筒表面の書き方

封筒の表面には、送り先の郵便番号、住所、宛名を正式名称で縦書きします。

宛名が部署の場合は「〜部 御中」人の場合は「〜部 〜〜様」や「採用担当 〜〜様」と書きます。この時、御中と様が重複しないように注意しましょう。

また、一目で応募書類だと分かるように、左下に赤の油性ペンで「履歴書在中」と記し、罫線で囲みます。

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2：封筒裏面の書き方

裏面には自宅の郵便番号、住所、氏名を書きます。

書類を入れ封を閉じたら、中央に黒ペンで「〆」と書きます。差出人住所を書く際は、名前の上に郵便番号を記入し、履歴書と同じ住所を都道府県から縦書き、住所の左横に氏名を書きます。

3：送り状の書き方

A4サイズで、送り状を同封します。

書き出しは「拝啓」の頭語、締めは「敬具」の結語を使用します。そして、拝啓の後に簡単な挨拶文を書きます。改行し「記」と書いたら、箇条書きで同封している書類と枚数を書き「以上」で締めます。

履歴書の郵送後の報告メール例文

報告メールは、郵送した事実を企業側に伝えるメールなので長文にならないように注意しましょう。

まず、「〜〜株式会社〜部　採用ご担当者　〜〜様」から始め、「お世話になっております。（名前）です。」と挨拶と名前を記載します。

本文には、「この度は、選考のご機会をいただき、ありがとうございます。応募書類を本日〜月〜日にて送付いたしました。何卒よろしくお願いいたします。」と書きましょう。最後に署名を入れて完了です。

履歴書郵送後の報告メールの書き方を覚えよう

履歴書を郵送した後の報告メールの書き方についてや、履歴書を郵送する際、メールで送付する際のポイントについて紹介しました。

郵送後の報告メールは必ず送らなければならないものではありませんが、トラブル防止のためにも送った方が安心でしょう。