履歴書封筒のマナーとは？エンジニアが注意すべきチェックポイントも紹介

郵送と手渡しで履歴書の封筒は異なる？

面接などで採用担当者に直接履歴書を手渡しするケースもあります。郵送と手渡しで使用する封筒には違いはありませんが、手渡しを行う場合でも必ず封筒に入れるようにしましょう。

応募書類をそのまま持ち歩いていると、書類が折れたり汚れたりすることがあります。また、直接渡す場合でも封筒に入れて渡すことが一般的なビジネスマナーであるため、必ず封筒を利用するようにしましょう。

履歴書封筒のマナー6つ

履歴書や職務経歴書などの内容が重要なのはもちろんですが、封筒の書き方などもビジネスマナーが守られているかどうか採用担当者は見ています。

そのため、履歴書を用意する場合は履歴書の封筒に関するマナーを守るようにしましょう。ここでは履歴書封筒のマナーについて解説していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

1：基本は縦書き

履歴書や職務経歴書などを入れる封筒は基本的に縦書きで宛名などを記載します。個人宛の場合は「〇〇様」、企業や部署宛の場合は「〇〇御中」と記載しましょう。

封筒に最初から「〇〇行」と印刷されている場合は、印刷されている「行」の文字を二重線で消して横に「御中」と記載するようにしましょう。個人名が分からない場合、「採用担当御中」と記載すると良いでしょう。

2：住所や社名は略さない

履歴書封筒に記載する住所や社名、部署名などは略さず、正式名称で記載するようにしましょう。住所は都道府県名から記載し、ビル名なども略さずに記載するようにしましょう。

また、社名も「（株）」のように略さず、必ず「株式会社○○」というように正式名称で記載するようにしましょう。社名に旧字が含まれているケースもありますが、その場合は旧字で記載しましょう。

3：クリアファイルを活用する

応募書類はクリアファイルに挟み、封筒に入れるようにしましょう。クリアファイルに入れておけば、書類が折れたり汚れたりする心配がありません。また、湿気などからも書類を守ってくれます。

面接時などで直接採用担当者に書類を手渡しする場合は、封筒から出してクリアファイルごと書類を渡すようにしましょう。クリアファイルに応募書類がまとめて入っているため、取り出しやすくなります。

4：封筒の左下に「応募書類在中」と書く

履歴書封筒の左下には赤色の油性ペンで「応募書類在中」と書いておきましょう。郵送する場合だけでなく、直接手渡しをする場合も記載しておきましょう。

企業にはさまざまな郵便物が届くため、封筒を見ただけで採用担当者に応募書類だと分かるようにしておく必要があります。また、封筒に「応募書類在中」と書いてあれば、誤って破棄されたり、他の郵便物に紛れてしまうといった心配もありません。

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5：切手が斜めにならないようにする

切手は封筒の左上に真っ直ぐになるように貼り付けましょう。切手が斜めにならないように、慌てずに丁寧に貼り付けることが大切です。

切手が所定の位置にしっかり貼られていれば、機械で仕分けを行う際に誤配が起こる可能性も軽減できるでしょう。急いで貼って切手が折れていると、他の郵便物に引っかかったり剥がれたりする可能性もあるため注意が必要です。

6：書類の折り方や順番に注意する

履歴書は基本的に折り目を付けず、購入時の二つ折りのまま封入するようにしましょう。折れ目があると採用担当者が読みにくくなってしまったり、破れやすくなってしまいます。

二つ折りにする場合は、名前などを記載している面が外側になるように折りましょう。また、応募書類が複数ある場合は、添え状、履歴書、職務経歴書、その他の応募書類という順番で重ねましょう。

添え状は企業の採用担当者へのあいさつの役割を持つ書類であるため、一番上にしておく必要があります。

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エンジニアが注意すべき履歴書のポイント5つ

エンジニアが履歴書を作成する場合、一般的な履歴書とは違ったポイントに気を付ける必要があります。エンジニアの転職では履歴書よりも職務経歴書の方が重視される傾向がありますが、履歴書がしっかりと記載できていなければ職務経歴書も見てもらえないでしょう。

ここではエンジニアが注意すべき履歴書のポイントを紹介しますので、参考にしてみてください。

1：基本はPCで作成

エンジニアやクリエイターなどの場合、履歴書をデータで送付するケースも多いです。そのため、履歴書は手書きではなくPCで作成しておくと良いでしょう。

Excelなどのソフトを利用してPCで履歴書を作成しておけば、メールでも郵送でも履歴書を提出できるようになります。また、履歴書をあらかじめデータで用意しておけば、必要になったタイミングで最新の情報に更新して利用することができ、スムーズです。

2：年号は西暦がおすすめ

履歴書に記載する年号は和暦でも西暦でもどちらでも問題ありませんが、西暦で統一するのがおすすめです。特に明確な決まりはありませんが、近年では西暦を使用するケースが多いため、西暦を使用する方が良いでしょう。

いずれにしても和暦と西暦が混在しているのは分かりにくいため、統一して記載しましょう。

3：フリーランス期間も職歴として書く

フリーランス期間がある場合、フリーランスも経歴の1つとして職歴に記載しておきましょう。また、同じように派遣やアルバイトなどで働いていた期間がある場合もそのように記載しましょう。

フリーランス期間はその期間とあわせて「個人事業主として活動」といった風に書くと良いでしょう。また、クラウドソーシングサイトや登録サービスを利用していた場合、登録していた会社についても明記しておきましょう。

4：保持している資格はすべて書く

「免許・資格」欄には保有している資格をすべて正式名称で記載するようにしましょう。基本的には取得が早いものから記載していきますが、資格欄にすべて記載できない場合、転職先の企業や職種に関連した資格を優先的に記載しましょう。

また、資格欄に書ききれなかった資格については、備考欄などに記載しておくと良いでしょう。

5：自由欄はエンジニアに関するものをできるだけ書く

自由欄に関しては、採用担当者は応募者の人柄を見ています。そのため、プログラミングなどエンジニアに関連した内容を書くと良いでしょう。

また、志望動機や自己PRなど、応募企業への熱意が伝わるような内容を記載するのもおすすめです。

履歴書を手渡しする際の注意点

履歴書を面接時に担当者に直接手渡しする場合、封筒に入れておいた履歴書を封筒から出して渡しましょう。

クリアファイルに挟んでいる場合はクリアファイルごと、採用担当者が読める向きにして、「こちらは私の履歴書です。本日は宜しくお願い致します」といった風に一言添えて渡すようにしましょう。

また、受付に預ける場合は封筒から出さずにそのまま渡しましょう。封筒には宛名などは記載する必要はありませんが、「応募書類在中」の文字や自分の住所や名前などは記載しておきましょう。

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履歴書を郵送する際の注意点

履歴書を郵送する場合は、郵便料金をしっかり確認してから料金分の切手を貼って出すようにしましょう。料金不足のまま出してしまうと、不足分の料金が企業に請求されたり、差し戻されてしまったりします。

そのため、正確な料金が分からない場合は郵便局窓口から出すと良いでしょう。

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履歴書封筒のマナーを理解しエンジニア面接に挑もう

履歴書封筒にもさまざまなマナーがあるため、マナーに反しないようにマナーを理解しておく必要があります。

ぜひ、本記事で紹介した履歴書封筒のマナーやエンジニアが注意すべき履歴書のポイントなどを参考に、履歴書に関連したマナーをしっかり守って転職活動や就職活動を行うようにしましょう。