エントリーシートを郵送するときの封筒の選び方｜書き方の注意点やマナーも紹介

エントリーシートを郵送するときの封筒の選び方

エントリーシートの提出はWebで受け付ける企業が増えてきていますが、今でも郵送のみの受付をしている企業は少なくありません。

ここでは、エントリーシートを郵送するときの封筒の選び方を紹介します。

• 封筒のサイズ
• 封筒の色

封筒のサイズ

エントリーシートや履歴書の大きさはA4が主流であるため、それらを折らずに入れられる角形A4号（角A4）か角形2号（角2）の封筒を選びます。

エントリーシートに気を取られて、慌てて買いに出ても、コンビニエンスストアでは取り扱いがないこともあります。余裕を持って、早めに用意しておきましょう。

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封筒の色

店頭に並ぶ封筒には白、茶色、水色などがあります。茶色の封筒は請求書や納品書などを送るときに使用されることが多く、エントリーシートを入れるのであれば、白がおすすめです。

中の個人情報などが見えないように、透ける封筒は避けた方が無難でしょう。

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封筒の宛名や差出人を書くときの7つの注意点

エントリーシートをWebではなく、郵送で受け付けている企業は、転職者や就職者の常識や意気込みを封筒からも見ていると考えられます。

ここでは、封筒にどのように宛名や差出人名を書くのかや、気をつけるべきポイントを紹介します。

• 送付先の企業の住所や宛名は略さない
• 「御中」や「様」の使い方を間違えないようにする
• 文字のバランスにも気を付ける
• 「応募書類在中」と左下に書く
• 切手はたくさん貼らない
• 差出人を書くときは文字の大きさに注意
• 封筒を書くときのペンはにじまないものを使う

1：送付先の企業の住所や宛名は略さない

企業の住所は必ず都道府県から書き、株式会社を（株）と省略しないようにしましょう。番地は、「1-1」ではなく、漢数字を使って「一丁目一番地」と書きます。

企業名は株式会社が企業名の前につくのか後につくのかを必ず確認して、間違いのないようにしてください。

2：「御中」や「様」の使い方を間違えないようにする

「御中」は部署などの組織に対して、「様」は個人に対して使う敬称です。

人事部の中にいる特定の誰かに対して送る際は、「人事部　〇〇様」もしくは「人事部　採用ご担当者様」となります。人事部に送るようにとしか指示がない場合は、「人事部御中」と書きます。

「御中」と「様」を併用するのは間違いですので、「人事部御中　〇〇様」といった書き方をしないように気をつけましょう。

3：文字のバランスにも気を付ける

企業宛の封書の場合は、中央の宛名が長くなります。会社名と部署名、担当者の名前を中央に書く場合は、担当者の名前が一番大きな文字になるようにしましょう。

3列になるほどの長い宛名の場合、イメージとしては「株式会社〇〇」が中、「部署名」が小、「担当者名」が大です。最初に中央の宛名を書くことで、右側の住所や左下の朱書きとのバランスが取りやすくなります。

4：「応募書類在中」と左下に書く

人事部や採用担当者に日々配達されるその他の郵便物に紛れてしまわないように、封筒の表面の左下に赤のサインペンで「応募書類在中」と書きましょう。配達中に濡れて滲んだりしないように、油性ペンを使います。

「応募書類在中」の周りを囲むときは、必ず定規を使って丁寧に線を引いてください。手書きするのが心配な人は、100均などで枠付きの「応募書類在中」スタンプを買うこともできます。

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郵送でなく、持参して手渡しをするときにも必ず書きましょう。

5：切手はたくさん貼らない

エントリーシートや履歴書、職務経歴書などの応募書類を封筒に入れて送る場合、一般的には140円の切手で十分です。

140円切手が家にないという場合でも、何枚かの切手を貼ってしまうことで、採用担当者には雑多な印象を与えてしまいます。できるだけ少ない枚数を張るようにしましょう。

また、記念切手や慶事用などの切手ではなく、「普通切手」を使います。

切手の額が足りないのは厳禁ですが、多過ぎるのも好ましくありません。定形外郵便物の規格内料金は「50g以内は120円」「100g以内は140円」と覚えておきましょう。心配な場合は郵便局の窓口で確認してください。

出典：第一種郵便物 手紙 | 日本郵便株式会社
参照：https://www.post.japanpost.jp/service/standard/one_price.html

6：差出人を書くときは文字の大きさに注意

差出人は、封筒の裏面の左下に表の住所や宛名よりも少し小さめに書きます。

郵便番号は「〒」から横書きし、その下に都道府県からの住所と差出人名を縦書きで書きます。そこから少し開けて、一番左に郵送する日付を書いてください。

封をするときには、スティックのりや両面テープできっちりと閉じ「〆」の封字を書きます。

7：封筒を書くときのペンはにじまないものを使う

水性ボールペンや万年筆などは、雨などで濡れると文字が消えてしまう可能性があります。

しかし、油性だからといってサインペンやマジックを選ぶと、長い住所や宛名を書いたときに字が潰れてしまったり、裏までインクが滲んでしまったりします。

封筒を書くときのペンは、スッキリとした見た目で水にも強い1.5mm程度の油性のボールペンを使うとよいでしょう。

エントリーシートを郵送するときの7つの注意点

封筒に宛名や差出人を正しくかけたら、次はいよいよ郵送の手順に移ります。きちんと書き終えた封エントリーシートを正しく送れるよう、ここからは紹介する注意点をしっかりと確認しましょう。

• 書類の誤字脱字や不備がないかを確認する
• 送付する書類はコピーを取っておく
• 送付する書類はクリアファイルに入れる
• 送付状を同封する
• 切手の額を確認する
• エントリーシートの締め切り日を確認する
• 「消印有効」と「必着」の2つの締め切りの違いに注意する

1：書類の誤字脱字や不備がないかを確認する

応募書類の提出前に誤字脱字に気づいたら、必ず書き直しましょう。

2重線を引いて訂正印を押せばよいと考えてしまうかもしれませんが、応募に対する志望度を少し低く見られかねません。応募書類は早めに用意をし、何度も読み返して誤字脱字がないか確認するようにしましょう。

2：送付する書類はコピーを取っておく

面接の際には、エントリーシートや履歴書、職務経歴書の内容をもとにした質問がくることが予想されます。

面接で答える内容が応募書類に書いたことと矛盾しないように、送付する書類はコピーを取って、面接前に何度も目を通しておきましょう。

3：送付する書類はクリアファイルに入れる

応募書類は、折れたり汚れたりすることから守るためにも、クリアファイルに入れます。

入れる順番は、1枚目に送付状、2枚目にエントリーシート、3枚目に履歴書や職務経歴書などのその他の書類です。各書類の向きを揃えて入れましょう。

4：送付状を同封する

送付状は封筒の中に何が同封されているのかを書いたもので、カバーレターや添え状と呼ばれることもあります。

送付状には、日付・宛名・自分の名前・連絡先・タイトル・本文・同封する書類名をシンプルに書きます。同封する書類名は余分なものは書かず、必ず入っているものだけを記載してください。

送付状のテンプレートはインターネット上でたくさん見つけることができますので、活用してみましょう。

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5：切手の額を確認する

切手の額が少な過ぎると、差出人に戻されたり受取人が不足料金を払ったりします。

受取人である企業が書類を受け取った場合は受取人が不足分を支払い、受け取り拒否の場合は差出人に返送されます。返送されてきた場合は、追加分の切手を貼ることで再度発送してもらえますが、日数がかかってしまいます。

6：エントリーシートの締め切り日を確認する

エントリーシートの締め切り日に書類を揃えたり、封筒を買いに行ったり、切手を探したりなどと慌てないように、締め切り日をしっかり確認して少し早めに仕上げられる段取りを整えましょう。

エントリーシートの締め切り日は、「必着」と「消印有効」の2種類があります。

7：「消印有効」と「必着」の2つの締め切りの違いに注意する

「必着」は締め切り日までに企業に届いていること、「消印有効」は郵便局が受付をしたことを示す切手の上のスタンプが締め切り日までに押されていること、が必要です。

ポストに投函した際に当日の回収時間を過ぎていると、消印は翌日に持ち越されてしまいます。「消印有効」の締め切り当日に送る場合はポストの回収時間を確認し、間に合わない可能性があれば、直接郵便局へ持ち込み、消印を押してもらいましょう。

エントリーシートの郵送方法について3つ

エントリーシートの郵送方法は、「普通郵便」「書留」「速達」の3つがあります。

基本的には「普通郵便」で送りますが、「書留」や「速達」で送る場合に留意しておくべきことがあります。

• 普通郵便が一般的
• 書留は企業から指定がなければ使わない
• 速達は印象が良くないのでなるべく使わない

1：普通郵便が一般的

企業側から「書留」の指定や、必着期限に間に合わないといった事情がない限りは、「普通郵便」が基本です。

普通郵便の郵便料金で、郵便窓口やポストのどちらからでも出すことができます。基本的に日曜日と祝日は普通郵便の配達がないので、余裕を持って準備をしましょう。

2：書留は企業から指定がなければ使わない

書留は、書留料金を支払うことで、郵便局での受領から配達完了までを記録する郵送方法です。

大切な応募書類が入っているからと使いたくなりますが、宛先に指定されている企業には、受け取りときに受領印や署名が求められます。企業から指定がない限り、書留を利用するのは避けてください。

3：速達は印象が良くないのでなるべく使わない

速達は、速達料金を追加することで普通郵便よりも早く配達される郵送方法です。

速達便であることが一目でわかるように、封筒の右上に赤ペンで線を引いたり、速達と書いて四角い線で囲ったりします。このことから企業にも速達の利用はすぐにわかるので、「余裕を持って準備していない」と見られる可能性があります。

どうしても締め切り期限に間に合わない、という場合のみの利用にしておきましょう。

エントリーシートを郵送するときのマナーは合否に影響する？

Webエントリーならそれほど悩まなかったことでも、郵送になると守るべきマナーやルールがたくさんあります。マナーを不本意ながら守れなかった場合、合否に影響が出てしまうのでしょうか？

• マナーはマイナス評価をされないための作法
• 少しマナーが悪いからといって合否に影響はない

マナーはマイナス評価をされないための作法

書類審査の際に、まず何よりも重要視されるのはエントリーシートや履歴書、職務経歴書の内容です。

エントリーシートをどのように送るのかはマナーの問題に過ぎません。ビジネスパーソンとして、ビジネスマナーは守っているのが当たり前のことであり、プラスとなることはありません。

マナーをしっかりと守るために情報収集をしたり、万全を期したりすることは、マイナス評価をされないための作法といえるでしょう。

少しマナーが悪いからといって合否に影響はない

応募書類の出し方で少しマナーが悪いからといって合否に影響はありません。

ただし、全く同じ能力を有した2人のうち1人が審査を通過する、と考えた場合、マナーを守っている方が優先される可能性はあるでしょう。選考に落ちたのはマナーが原因だった、とならないためにも万全を期してください。

応募者がエントリーシートを郵送するメリット

エントリーシートの提出はWebで行う企業も増えていますが、人気企業でも郵送での受付を行っているところは少なくありません。

ここでは、応募者がエントリーシートを郵送するメリットを紹介します。

• 早めに郵送することで人事の印象に残りやすい
• Webでのエントリーシートよりも読んでもらえる可能性が高い

早めに郵送することで人事の印象に残りやすい

エントリーシートを早めに郵送することは、人事にとって好印象となりやすいです。

企業に対する志望度の高さが早めの郵送に反映していると考えられ、他の応募者よりも熱意があるとみなされる場合もあります。せっかく手間と時間をかけて送るのですから、早めに提出して少しでも選考に有利な状態にしておきましょう。

Webでのエントリーシートよりも読んでもらえる可能性が高い

Webのエントリーシートは学歴などでスクリーニングされて読んでもらえないことも多いですが、郵送であれば比較的読んでもらえる可能性が高くなります。

郵送でエントリーシートを提出することで、手間と時間をかけるほどその企業にかける熱意があるとみなされるからです。

企業がエントリーシートを郵送させるメリット

Webエントリーシートなら、郵送と比べて準備に手間がかからない分、応募者の熱意や志望度を書面から読み取ることは難しくなります。

ここでは企業側がエントリーシートを郵送させることによって得られるメリットを紹介します。

• 応募者の個性が見られる
• 応募のハードルを上げることができる
• 応募者にマナーが備わっているのか確認できる

1：応募者の個性が見られる

Webの決まったフォーマットで提出するエントリーシートとは違い、郵送のものは大部分が手書きで作成されます。

マナーを守ったエントリーができるのかなどの応募者の個性を計る材料になります。

2：応募のハードルを上げることができる

Webエントリーよりもはるかに準備や手間に時間が取られる郵送は、それだけで志望度の低い応募者をふるいにかけることができます。

「これだけ時間をかけてでもエントリーしたい」という応募者が集まるため、採用側にとっては選考に無駄な時間をかけずに済みます。

3：応募者にマナーが備わっているのか確認できる

エントリーシートを郵送で送るときは、マナーやルールがたくさんあります。

エントリーシートに目を通す前でも、応募者が相応しいマナーやルールをきちんと守り、一般常識が備わっている人物なのかを確認することができます。

エントリーシートを郵送するときは封筒にも気を遣おう

エントリーシートを郵送するときの注意点やマナーを紹介しました。

細心の注意を払って封筒の宛名や差出人欄を書いていても、うっかりと間違ってしまうことがあります。新しい封筒に書き直そうと思っても買いに行かなければならず、しかし郵便局はもう閉まっている、などといったこともありえます。

使用する封筒や切手はきちんと揃え、書き損じたときにも慌てなくて済むように、余裕を持った準備をしてください。